Darf ich meinen Kunden Mahnkosten belasten?

Die Frage nach der Weiterbelastung von Mahnkosten beschäftigt nicht nur viele Unternehmen, sondern auch zahlreiche Gerichte. Hier finden Sie Informationen zur aktuellen rechtlichen Situation.

Allgemeines:

Grundsätzlich empfehlen wir, Ihren Kunden zunächst mittels einer freundlichen Erinnerung auf die ausstehende Zahlung hinzuweisen. Dies kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Wir empfehlen den Kontakt per E-Mail, SMS oder Telefon. Wählen Sie den telefonischen Weg ist dieser Anruf in die Kategorie „Service“ zu fassen, da die Gespräche mit Ihren Kunden auch genutzt werden können, um die Zufriedenheit mit Bestellprozess und Leistung zu erfragen. In dieser Stufe sollten keine oder nur geringe Kosten geltend gemacht werden.

Die rechtliche Situation:

Es gilt, zwischen dem Geschäftsverkehr mit einem Geschäftskunden (B2B) und einem Privatkunden (B2C) zu unterscheiden.

B2B:

Im Bereich B2B besteht eine rechtliche Grundlage für die Erstattungsfähigkeit (pauschalierter) Mahnauslagen. In § 288 Abs. 5 BGB ist dies klar geregelt. Demnach dürfen einem B2B-Kunden 40 EUR pauschaliert als Mahnkosten in Rechnung gestellt werden.

B2C:

Im B2C-Geschäftsverkehr fehlt leider eine vergleichbare Regelung. Nach der aktuellen höchstrichterlichen Rechtsprechung (siehe BGH VIII ZR 95/18, Urteil vom 26.06.2019) ist für die Mahnkosten nur das erstattungsfähig, was sich auf die konkreten Aufwendungen des Gläubigers für die Mahnung des sich in Verzug befindlichen Schuldners zurückzuführen lässt. Allgemeine Kosten, die nicht erst wegen des konkreten Falls entstanden sind, sind nicht erstattungsfähig.

Für Mahnkosten können demnach nur folgende Positionen in Ansatz gebracht werden:

Druck / Briefpapier
Kuvertierung
Frankierung
Versendung der Mahnung / Porto

Dagegen können Sie nicht den für die Schadensermittlung und außergerichtliche Abwicklung des Schadensersatzanspruchs anfallenden Arbeits- und Zeitaufwand geltend machen, selbst wenn Sie hierfür besonderes Personal einsetzen oder die Tätigkeiten extern erledigen lassen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der im Einzelfall erforderliche Aufwand die im Rahmen des Üblichen typischerweise zu erbringende Mühewaltung überschreitet (siehe dazu BGH VIII ZR 95/18).

Wir empfehlen daher, die Kosten konkret zu erfassen und für spätere Beweiszwecke zu dokumentieren.