Reclami
AXACTOR ITALY S.p.A. ed AXACTOR ITALY SERVICING S.r.l sono da sempre attente alle esigenze dei propri clienti e prestano la massima cura per assicurarne la completa soddisfazione. E’ infatti obiettivo prioritario del Gruppo Axactor migliorare costantemente la qualità delle relazioni con la clientela, ascoltandone i bisogni ed adottando iniziative mirate a migliorare la qualità del servizio a loro rivolto. La gestione di un reclamo rappresenta pertanto un ulteriore momento di ascolto e di attenzione per rispondere al meglio alle diverse esigenze. La procedura per la gestione dei reclami è gratuita, fatte salve le spese normalmente connesse al mezzo di comunicazione adottato.
Definizione di Reclamo
Per reclamo si intende qualsiasi comunicazione scritta con cui il cliente, debitore, interessato o altro soggetto direttamente coinvolto contesti un comportamento, una omissione, una attività svolta dalla Società ovvero segnali una possibile violazione di diritti, norme applicabili o obblighi contrattuali.
Come Sporgere Reclamo
Il Cliente può presentare Reclamo all’Ufficio Reclami delle Società mediante:
Posta ordinaria indirizzata a AXACTOR ITALY S.p.A., via Santa Marta 25, 20123, Milano;
PEC: ufficioreclami@pec.axactoritalyspa.com;
mail: ufficioreclami@axactor.com.
Informazioni sul trattamento dei dati personali
I dati personali contenuti nel reclamo saranno trattati dalla Società competente rispetto alla posizione oggetto della segnalazione, in qualità di Titolare del trattamento oppure, ove applicabile, in qualità di Responsabile del trattamento per conto della propria Committente/Titolare.
Gli stessi dati verranno trattati con modalità prevalentemente informatiche e telematiche, al fine di attivare la procedura di gestione dei reclami e consentire al contempo elaborazioni statistiche, in forma anonima.
Il trattamento è effettuato ai sensi dell'art. 6 par. 1 lett. c) ed f) del Regolamento (UE) 2016/679, per la gestione del reclamo, l'adempimento di obblighi normativi, l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto e il perseguimento del legittimo interesse alla corretta gestione delle contestazioni.
Il termine di conservazione dei dati raccolti è previsto in anni 10, commisurato al termine di prescrizione dell'azione civile che la scrivente società potrebbe intentare - o che contro essa potrebbe essere intentata - in relazione alle circostanze fatte oggetto di reclamo.
Occorre precisare che i dati potranno essere comunicati a:
a) Eventuali pubbliche autorità che ne facciano richiesta o alle quali occorra comunicare informazioni nel rispetto di specifici obblighi di legge;
b) Clienti/Committenti;
c) Società del gruppo AXACTOR;
d) Eventuali sub-responsabili del trattamento, laddove presenti e interessati alla gestione della posizione oggetto del reclamo.
Al di fuori di queste ipotesi, i dati non saranno diffusi, né saranno comunicati a terzi, fatti salvi i casi in cui si renda necessario comunicarli ad altri soggetti coinvolti nell'attività istruttoria e nei casi specificamente previsti dal diritto nazionale o dell'Unione europea.
Per quanto riguarda Le richieste di esercizio dei diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR queste verranno gestite mediante i canali privacy dedicati e seguiranno una procedura distinta rispetto alla gestione dei reclami. In ogni caso gl’interessati hanno il diritto di ottenere, nei casi previsti, l'accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento) o presentare reclamo presso l'Autorità di Controllo nazionale. Tutte queste richieste verranno gestite dalle Società direttamente, nei casi in cui le stesse siano qualificate quali Titolari del trattamento, ovvero indirettamente mediante il coinvolgimento delle Titolari committenti qualora le Società assumano la qualifica di Responsabile del trattamento.
Il Titolare ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (“Data Protection Officer” o “DPO”), che potrà contattare per l’esercizio dei Suoi diritti, nonché per ricevere qualsiasi informazione relativa agli stessi e/o alla presente Informativa:
• scrivendo a AXACTOR ITALY SpA, Via Santa Marta n. 25, 20123, Milano – Att.ne Data Protection Officer;
• inviando una e-mail all’indirizzo: privacy@axactor.com.
Gestione del Reclamo
La Società si impegna a fornire riscontro nel più breve tempo possibile e comunque entro 30 giorni dalla ricezione del reclamo, salvo casi di particolare complessità che richiedano approfondimenti istruttori o il coinvolgimento di soggetti terzi.
Se il Reclamo sarà ritenuto fondato, la società lo comunicherà in forma scritta al Cliente, precisando i tempi tecnici entro i quali si impegna a provvedere alla risoluzione del problema segnalato. In caso contrario, se le Società riterranno il Reclamo infondato, esporrà le ragioni del mancato accoglimento precisando la possibilità per il cliente di presentare ricorso agli organismi di risoluzione alternativa delle controversie.
Organismi di Risoluzione stragiudiziale delle controversie
Il Cliente, in assenza di risposta entro i termini previsti ovvero se insoddisfatto dell’esito del Reclamo, prima di adire la competente Autorità Giudiziaria, potrà ricorrere ai seguenti organismi di risoluzione stragiudiziale delle controversie:
Arbitro Bancario Finanziario (ABF): per sapere come rivolgersi all’Arbitro si può consultare il sito internet www.arbitrobancariofinanziario.it, oppure scaricare la Guida ABF presente sul nostro sito internet nella sezione “Trasparenza”.
Conciliatore Bancario Finanziario: per sapere come rivolgersi al Conciliatore consultare il sito internet www.conciliatorebancario.it, oppure scaricare la Guida presente sul nostro sito internet nella sezione “Trasparenza”.