Tietosuojaseloste (velallinen)

1. Mikä on tietosuojaseloste?

1.1. Tietosuojaselosteessa kerromme, kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä organisaatiossamme. Kuvaamme, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, kun saamme tietoja sinusta tai kun annat niitä meille eri tilanteissa, miten käsittelemme tietoja, miksi teemme niin ja millä oikeusperusteella käsittelyä perustellaan. Selitämme myös, mitkä ulkopuoliset tahot voivat käsitellä tietojasi. Saat myös tietoa oikeuksistasi ja siitä, miten voit käyttää niitä.
1.2. Käsittelemme vain niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Meillä on menettelytavat, joiden avulla tallennamme ja anonymisoimme henkilötietoja varmistaaksemme jatkuvasti, että tietosi ovat oikeita ja olennaisia. Alla kerrotaan tarkemmin käsittelystä ja käsiteltävistä tiedoista.
 

2. Tärkeät käsitteet

2.1. Tässä selitetään muutamia tärkeitä käsitteitä, jotka auttavat ymmärtämään tietosuojaselostetta:
a. ’’Henkilötieto’’ tarkoittaa kaikkia tietoja, jotka liittyvät luonnolliseen henkilöön, joka voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti näiden tietojen avulla (esim. nimi, henkilötunnus, sijaintitiedot, IP-osoite).
b. ’’Käsittely’’ tarkoittaa toimenpidettä tai toimenpiteiden yhdistelmiä, joita tehdään henkilötiedoille (esim. kerääminen, rekisteröinti, järjestäminen, tallentaminen, muokkaaminen, tuottaminen, lukeminen, käyttö, luovutus, levittäminen, rajoittaminen, poistaminen, tuhoaminen).
c. ’’Rekisterinpitäjä’’ Tarkoittaa tahoa, joka yksin tai yhdessä toisen kanssa määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot ja vastaa siitä, että käsittely tapahtuu tietosuojasäädösten mukaisesti.
d. ’’Tietosuojasäädökset’’ tarkoittaa GDPR (EU:n yleinen tietosuoja-asetus) ja Suomen tietosuojalaki (1050/2018). Kun tässä tietosuojaselosteessa mainitaan "tietosuojasäädökset", viitataan molempiin edellä mainittuihin säädöksiin.

3. Kuka vastaa käsittelystä ja taataanko tietoturva?

3.1. Axactor Finland Oy (Y-tunnus 1606758-4) on rekisterinpitäjä, kun suoritamme perintätoimia omistamiemme saatavien osalta. Tässä tekstissä Axactor Finland Oy:stä käytetään nimitystä "me" ja sinusta velallisena, eli perintä- tai valvontatoimeksiannon kohteena olevasta osapuolesta, nimitystä "sinä".
3.2. Meidän on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotta voimme taata ja osoittaa, että käsittely tapahtuu tietosuojasäädösten mukaisesti. Olemme toteuttaneet monia asianmukaisia toimenpiteitä varmistaaksemme, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä henkilötietoihisi.

4. Mistä keräämme henkilötietosi?

4.1. Tietoja saadaan aiemmalta velkojalta, perintäyhtiöltä, sinulta itseltäsi, edustajaltasi, luottotietoyhtiöiltä, haastemiehiltä, tuomioistuimilta ja viranomaisilta.
4.2. Kun soitat yhdelle tapauskäsittelijöistämme, saatat kuulla automaattisen vastaajan, joka ilmoittaa, että haluamme nauhoittaa puhelun tapauskäsittelijöidemme ammattitaidon ja viestintätaitojen kehittämiseksi, parantamiseksi ja laadunvarmistamiseksi. Tämän viestin jälkeen sinulle kerrotaan oikeudestasi estää nauhoitus lopettamalla puhelu. Jos annat suostumuksesi, puhelu nauhoitetaan ja litteroidaan tekoälyn avulla. Jos olet antanut suostumuksesi nauhoitukseen mutta muutat myöhemmin mielesi, voit lopettaa nauhoituksen sulkemalla puhelun. Jos puhelu on jo päättynyt, voit ottaa meihin yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse, chatissa tai Oma Axactorin kautta ja pyytää meitä poistamaan nauhoituksen.

5. Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

5.1. Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme hoitaa liiketoimintaamme ja perintätoimia, tehdä päätöksiä perintä- ja valvontatapauksissa, periä velkaa ja pyörittää liiketoimintaa. Voimme käsitellä tietojasi myös arvioidaksemme saatavaa, jos harkitsemme sen ostamista.
5.2. Puhelutallenteiden ja transkriptioiden käsittelyn oikeutettu etumme on asiakaspalvelijoidemme osaamisen ja viestintätaitojen kehittäminen ja laadun varmistaminen.
5.3. Käsittelemme henkilötietoja myös auttaaksemme sinua täyttämään sopimusvelvoitteesi meitä kohtaan.

6. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

6.1. Käsittelemme tietoja, jotka koskevat henkilöllisyyttäsi, yhteystietojasi, taloudellista tilannettasi ja maksuhistoriaasi sekä perintätoimien toteutusta ja tuloksia. Alla tarkempi kuvaus käsiteltävistä tiedoista:
a. Nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdolliset puhelutallenteet – näihin pyydetään aina suostumus).
b. Tiedot saatavasta ja maksuista (lasku, saatava, maksutiedot, IP-osoite verkkotilauksissa, debetit ja kreditit, vakuudet).
c. Taloudelliset olosuhteet (tulot, velat, ulosotto, työnantaja, omaisuus, siviilisääty, perhetilanne, velkajärjestelyt).
d. Rikostuomiot (vain jos tarpeen oikeudellisten vaateiden käsittelyyn, esim. vahingonkorvaus tai petos).
e. Lain vaatimat tiedot (esim. kirjanpito).
f. Muut itse antamasi tiedot.
g. Äänesi puhelutallenteissa.
6.2. Tietosuojasäädösten mukaan terveystietojen käsittely on erityisen suojattua. Käsittelemme terveystietoja vain, jos se on tarpeen oikeudellisten vaateiden käsittelyyn (esim. terveydenhuoltokustannukset, maksukyvyttömyys sairauden vuoksi) tai jos annat suostumuksen.

7. Oikeusperusteet käsittelylle

7.1. Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla perusteilla:
a. Sopimus (esim. ostettu saatava)
b. Oikeutettu etu (esim. saatavan arviointi, puolustautuminen oikeudellisissa vaateissa, puhelutallenteet)
c. Lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpito, rahanpesulaki, viranomaisille annettavat tiedot)
d. Suostumus (esim. terveystiedot)
7.2. Osa käsittelystä perustuu oikeutettuun etuun, jossa arvioimme, että etumme käsitellä tietoja on suurempi kuin sinun etusi olla käsittelemättä niitä. Jos haluat lisätietoja arvioinnista, ota yhteyttä meihin (yhteystiedot alla).

8. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

8.1. Tietoja säilytetään perintätoimien ajan ja vähintään kuusi vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeiden mukaisesti. Kaikki perintätapauksiin liittyvät tiedot pseudonymisoidaan 3 kuukauden kuluttua ja poistetaan tai anonymisoidaan 6 vuoden kuluessa tapauksen päättymisestä.
8.2. Saatavan arviointiin liittyviä tietoja säilytetään arvioinnin ajan ja kunnes päätös ostosta on tehty.
8.3. Terveystietoja, jotka olet antanut suostumuksella, käsitellään niin kauan kuin niitä tarvitaan, mutta ei koskaan yli 36 kuukautta tapauksen päättymisestä.
8.4. Anonymisoitujen tietojen käsittely ei kuulu tämän tietosuojaselosteen rajoituksiin.
8.5. Kaikki puhelutallenteet ja transkriptiot poistetaan automaattisesti 100 päivän kuluttua puhelun päättymisestä, ja ne ovat tänä aikana vain välttämättömien työntekijöiden saatavilla.

9. Kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

9.1. Tietoja käsitellään pääasiassa Axactorin sisällä ja konserniyhtiöissä, mutta niitä voidaan luovuttaa asiakkaille, yhteistyökumppaneille (esim. luottotietoyhtiöt, ulkomaiset perintäyhtiöt, haastemiehet, postitus- ja painoyhtiöt), lakimiehille, viranomaisille (esim. ulosottovirasto, poliisi) ja tuomioistuimille.
9.2. Jos käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa henkilötietojen käsittelyyn, teemme tietosuojasopimuksen varmistaaksemme, että tietoja käsitellään oikein ja turvallisesti. Lisätietoja palveluntarjoajista saat ottamalla yhteyttä meihin.

10. Missä tietojasi säilytetään?

10.1. Koska olemme osa Axactor-konsernia, voimme siirtää tietojasi toiseen maahan. Tietoja säilytetään pääasiassa IT-infrastruktuurissa toimitiloissamme tai palveluntarjoajalla. Jos tietoja siirretään ulkomaille, varmistamme asianmukaiset suojatoimet tietosuojasäädösten mukaisesti.
10.2. Tietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU/ETA-alueella, mutta niitä voidaan siirtää ulkomaille, jos muutat ulkomaille ja tarvitsemme ulkomaisen perintäyhtiön. Käytämme myös ulkopuolisia palveluntarjoajia EU/ETA-alueen ulkopuolella (mm. USA). Emme koskaan siirrä tietoja ulkomaille ilman asianmukaista suojaa (EU:n vakiolausekkeet, riittävä tietosuojan taso). Tietoja voidaan siirtää myös lain vaatiessa.

11. Profilointi ja automaattiset päätökset

11.1. Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jolla arvioidaan henkilön ominaisuuksia (esim. taloudellinen tilanne, mieltymykset, sijainti).
11.2. Liiketoiminnassamme ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia seurauksia tai merkittävä vaikutus sinuun. Profilointia käytetään perintätoimissa, mutta se ei muuta oikeudellista asemaasi, vaan auttaa arvioimaan, tulisiko käyttää lievempiä perintätoimia.

12. Oikeutesi

12.1. Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen:
a. Tiedonsaanti: Oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö tietojasi, ja kopio tiedoista.
b. Oikaisu: Oikeus oikaista virheelliset tiedot ja täydentää puutteelliset tiedot.
c. Poisto ("oikeus tulla unohdetuksi"): Oikeus pyytää tietojen poistamista tietyissä tilanteissa (esim. tiedot eivät enää tarpeellisia, suostumus peruttu).
d. Rajoitus: Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista (esim. tiedot merkitään ja käytetään vain rajattuihin tarkoituksiin).
e. Vastustaminen: Oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.
f. Tietojen siirto: Oikeus saada tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
g. Suostumuksen peruutus: Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa (esim. terveystiedot).
h. Valitus: Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ks. alla).

13. Valitusoikeus

13.1. Axactor Finland Oy (Y-tunnus 1606758-4) ottaa yksityisyytesi vakavasti ja pyrkii käsittelemään tietojasi oikein ja turvallisesti. Jos sinulla on kysyttävää tietojen käsittelystä, ota yhteyttä.
13.2. Jos uskot, että tietojen käsittely on virheellistä, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle https://tietosuoja.fi/ tai asuinpaikkasi valvontaviranomaiselle.

14. Yhteystiedot

14.1. Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai kysyä tietojen käsittelystä, ota yhteyttä:
a. Posti: Axactor Finland Oy, Porkkalankatu 20 A, 00180 Helsinki
b. Puhelin: +358 14 362 3300
c. Sähköposti: toimisto@axactor.fi, tietosuojavastaava Justus Nieminen justus.nieminen@axactor.com
14.2. Huomioi, että sähköposti voi olla alttiina luvattomalle kuuntelulle, muutoksille, viruksille tai muulle manipuloinnille. Ennen kuin lähetät luottamuksellisia tietoja, harkitse sähköpostin riskejä.

15. Muutokset tietosuojaselosteeseen

15.1. Kehitämme palveluitamme jatkuvasti, joten tietosuojaselostetta voidaan päivittää. Muutokset julkaistaan osoitteessa www.axactor.com/fi
Tämä tietosuojaseloste on otettu käyttöön 21.11.2025