Integritetspolicy (Gäldenärer)

1. Vad är en integritetspolicy?

1.1. I denna integritetspolicy berättar vi vem som ansvarar för behandlingen av personuppgifter i vår organisation. Vi beskriver vilka personuppgifter om dig som behandlas när vi får information om dig eller när du lämnar den till oss i olika situationer, hur vi behandlar uppgifterna, varför vi gör det och på vilken rättslig grund behandlingen sker. Vi förklarar också vilka externa parter som kan behandla dina uppgifter. Du får även information om dina rättigheter och hur du kan utöva dem.
1.2. Vi behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för de ändamål som anges i denna integritetspolicy. Vi har rutiner för att lagra och anonymisera personuppgifter för att kontinuerligt säkerställa att dina uppgifter är korrekta och relevanta. Nedan beskrivs behandlingen och de uppgifter som behandlas mer i detalj.

2. Viktiga begrepp

2.1. Här förklaras några viktiga begrepp som hjälper dig att förstå integritetspolicyn:
a. ”Personuppgift” avser all information som rör en identifierbar fysisk person, som kan identifieras direkt eller indirekt med hjälp av dessa uppgifter (t.ex. namn, personnummer, platsdata, IP-adress).
b. ”Behandling” avser åtgärd eller kombination av åtgärder som utförs på personuppgifter (t.ex. insamling, registrering, organisering, lagring, ändring, produktion, läsning, användning, utlämnande, spridning, begränsning, radering, förstöring).
c. ”Personuppgiftsansvarig” avser den part som ensam eller tillsammans med annan bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med dataskyddsreglerna.
d. ”Dataskyddsregler” avser GDPR (EU:s allmänna dataskyddsförordning) och den finska dataskyddslagen (1050/2018). När ”dataskyddsregler” nämns i denna policy avses båda dessa regelverk.

3. Vem ansvarar för behandlingen och garanteras datasäkerheten?

3.1. Axactor Finland Oy (FO-nummer 1606758-4) är personuppgiftsansvarig när vi utför inkassoåtgärder för fordringar vi äger. I denna text används ”vi” om Axactor Finland Oy och ”du” om dig som skuldsatt, dvs. den part som är föremål för inkasso- eller övervakningsuppdrag.
3.2. Vi måste vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen sker i enlighet med dataskyddsreglerna. Vi har vidtagit många lämpliga åtgärder för att säkerställa att obehöriga inte har tillgång till dina personuppgifter.

4. Varifrån samlar vi in dina personuppgifter?

4.1. Uppgifter erhålls från tidigare borgenär, inkassobolag, dig själv, din representant, kreditupplysningsföretag, delgivningsmän, domstolar och myndigheter.
4.2. När du ringer en av våra handläggare kan du mötas av ett automatiskt röstmeddelande som informerar dig om att vi vill spela in samtalet i syfte att förbättra, utveckla och kvalitetssäkra våra handläggares yrkeskompetens och kommunikationsförmåga. Efter att detta meddelande har spelats upp får du information om din rätt att förhindra inspelningen genom att avsluta samtalet. Om du ger ditt samtycke kommer samtalet att spelas in och därefter transkriberas med hjälp av artificiell intelligens. Om du har samtyckt till inspelningen men senare ändrar dig kan du stoppa inspelningen genom att avsluta samtalet. Om samtalet redan har avslutats kan du kontakta oss per telefon, e-post, chatt eller via Oma Axactor och be oss att radera inspelningen.

5. Varför behandlar vi dina personuppgifter?

5.1. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna bedriva vår verksamhet och inkassoåtgärder, fatta beslut i inkasso- och övervakningsärenden, driva in skuld och bedriva affärsverksamhet. Vi kan även behandla dina uppgifter för att bedöma fordran om vi överväger att köpa den.
5.2. Den rättsliga grunden för behandling av samtalsinspelningar och transkriptioner är vårt berättigade intresse att utveckla våra kundtjänstmedarbetares kompetens och kommunikationsförmåga samt säkerställa kvaliteten.
5.3. Vi behandlar även personuppgifter för att hjälpa dig att uppfylla dina avtalsförpliktelser gentemot oss.

6. Vilka personuppgifter behandlar vi?

6.1. Vi behandlar uppgifter som rör din identitet, kontaktuppgifter, ekonomiska situation och betalningshistorik samt genomförandet och resultaten av inkassoåtgärder. Nedan en mer detaljerad beskrivning av de uppgifter som behandlas:
a. Namn, personnummer och kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress, eventuella samtalsinspelningar – samtycke begärs alltid för dessa).
b. Uppgifter om fordran och betalningar (faktura, fordran, betalningsuppgifter, IP-adress vid onlinebeställningar, debet och kredit, säkerheter).
c. Ekonomiska förhållanden (inkomster, skulder, utmätning, arbetsgivare, tillgångar, civilstånd, familjesituation, skuldsanering).
d. Brottmålsdomar (endast om det är nödvändigt för att hantera rättsliga krav, t.ex. skadestånd eller bedrägeri).
e. Lagstadgade uppgifter (t.ex. bokföring).
f. Andra uppgifter du själv lämnat.
g. Din röst i samtalsinspelningar.
6.2. Enligt dataskyddsreglerna är behandling av hälsouppgifter särskilt skyddad. Vi behandlar hälsouppgifter endast om det är nödvändigt för att hantera rättsliga krav (t.ex. sjukvårdskostnader, insolvens på grund av sjukdom) eller om du ger samtycke.

7. Rättsliga grunder för behandling

7.1. Vi behandlar dina personuppgifter på följande grunder:
a. Avtal (t.ex. köpt fordran)
b. Berättigat intresse (t.ex. bedömning av fordran, försvar mot rättsliga krav, samtalsinspelningar)
c. Rättslig förpliktelse (t.ex. bokföring, penningtvättslag, uppgifter till myndigheter)
d. Samtycke (t.ex. hälsouppgifter)
7.2. En del av behandlingen grundar sig på berättigat intresse, där vi bedömer att vårt intresse av att behandla uppgifterna väger tyngre än ditt intresse av att inte få dem behandlade. Om du vill ha mer information om bedömningen, kontakta oss (kontaktuppgifter nedan).

8. Hur länge lagras uppgifterna?

8.1. Uppgifter lagras under inkassoåtgärdernas gång och minst sex år efter att uppdraget avslutats, i enlighet med Dataskyddsombudets anvisningar. Alla uppgifter som rör inkassoärenden pseudonymiseras efter 3 månader och raderas eller anonymiseras inom 6 år efter att ärendet avslutats.
8.2. Uppgifter som rör bedömning av fordran lagras under bedömningstiden och tills beslut om köp har fattats.
8.3. Hälsouppgifter som du lämnat med samtycke behandlas så länge de behövs, men aldrig mer än 36 månader efter att ärendet avslutats.
8.4. Behandling av anonymiserade uppgifter omfattas inte av denna integritetspolicy.
8.5. Alla samtalsinspelningar och transkriptioner raderas automatiskt 100 dagar efter att samtalet avslutats och är under denna tid endast tillgängliga för nödvändiga anställda.

9. Till vem kan uppgifter lämnas ut?

9.1. Uppgifter behandlas huvudsakligen inom Axactor och koncernbolagen, men kan lämnas ut till kunder, samarbetspartners (t.ex. kreditupplysningsföretag, utländska inkassobolag, delgivningsmän, post- och tryckeriföretag), jurister, myndigheter (t.ex. utmätningsmyndigheten, polis) och domstolar.
9.2. Om vi använder en extern tjänsteleverantör för behandling av personuppgifter ingår vi ett dataskyddsavtal för att säkerställa att uppgifterna behandlas korrekt och säkert. Mer information om tjänsteleverantörer får du genom att kontakta oss.

10. Var lagras dina uppgifter?

10.1. Eftersom vi är en del av Axactor-koncernen kan vi överföra dina uppgifter till ett annat land. Uppgifter lagras huvudsakligen i IT-infrastrukturen i våra lokaler eller hos tjänsteleverantör. Om uppgifter överförs utomlands säkerställer vi lämpliga skyddsåtgärder enligt dataskyddsreglerna.
10.2. Uppgifter behandlas och lagras huvudsakligen inom EU/EES-området, men kan överföras utomlands om du flyttar utomlands och vi behöver ett utländskt inkassobolag. Vi använder även externa tjänsteleverantörer utanför EU/EES-området (bl.a. USA). Vi överför aldrig uppgifter utomlands utan lämpligt skydd (EU:s standardklausuler, tillräcklig dataskyddsnivå). Uppgifter kan även överföras om lagen kräver det.

11. Profilering och automatiska beslut

11.1. Profilering innebär automatisk behandling av personuppgifter för att bedöma en persons egenskaper (t.ex. ekonomisk situation, preferenser, plats).
11.2. I vår verksamhet fattas inga automatiska beslut som har rättsliga konsekvenser eller betydande påverkan på dig. Profilering används vid inkassoåtgärder, men det förändrar inte din rättsliga ställning utan hjälper till att bedöma om mildare inkassoåtgärder bör användas.

12. Dina rättigheter

12.1. Du har följande rättigheter i samband med behandlingen av dina personuppgifter:
a. Rätt till information: Rätt att få bekräftelse på om vi behandlar dina uppgifter och en kopia av uppgifterna.
b. Rättelse: Rätt att rätta felaktiga uppgifter och komplettera ofullständiga uppgifter.
c. Radering ("rätten att bli bortglömd"): Rätt att begära radering av uppgifter i vissa situationer (t.ex. uppgifter är inte längre nödvändiga, samtycke har återkallats).
d. Begränsning: Rätt att begära begränsning av behandlingen (t.ex. uppgifter markeras och används endast för begränsade ändamål).
e. Invändning: Rätt att invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.
f. Dataportabilitet: Rätt att få uppgifterna i ett maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.
g. Återkallande av samtycke: Rätt att när som helst återkalla samtycke (t.ex. hälsouppgifter).
h. Klagomål: Rätt att lämna in klagomål till dataskyddsombudsmannen (se nedan).

13. Rätt att klaga

13.1. Axactor Finland Oy (FO-nummer 1606758-4) tar din integritet på allvar och strävar efter att behandla dina uppgifter korrekt och säkert. Om du har frågor om behandlingen av uppgifter, kontakta oss.
13.2. Om du anser att behandlingen av uppgifter är felaktig kan du lämna in ett klagomål till Dataskyddsombudsmannens byrå https://tietosuoja.fi/ eller till tillsynsmyndigheten på din bostadsort.

14. Kontaktuppgifter

14.1. Om du vill utöva dina rättigheter eller fråga om behandlingen av uppgifter, kontakta:
a. Post: Axactor Finland Oy, Porkalagatan 20 A, 00180 Helsingfors
b. Telefon: +358 14 362 3300
c. E-post: toimisto@axactor.fi, dataskyddsombud Justus Nieminen justus.nieminen@axactor.com
14.2. Observera att e-post kan vara utsatt för obehörig avlyssning, ändringar, virus eller annan manipulation. Innan du skickar konfidentiell information, överväg riskerna med e-post.

15. Ändringar i integritetspolicyn

15.1. Vi utvecklar våra tjänster kontinuerligt, så integritetspolicyn kan uppdateras. Ändringar publiceras på www.axactor.com/fi
Denna integritetspolicy har tagits i bruk 21.11.2025