Tietosuojaseloste (yleinen)

1. Mikä on tietosuojaseloste?

1.1 Tietosuojaselosteessamme kerromme, kuka on vastuussa henkilötietojen käsittelystä organisaatiossamme. Kuvaamme myös, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, kun saamme tietoja sinusta tai kun annat tietoja meille eri tilanteissa, miten käsittelemme henkilötietoja, miksi teemme niin ja millä oikeusperusteella perustelemme käsittelyn. Selitämme myös, mitkä ulkopuoliset tahot voivat käsitellä henkilötietojasi. Saat myös tietoa oikeuksistasi liittyen henkilötietojesi käsittelyyn ja siitä, miten voit käyttää oikeuksiasi.
1.2 Käsittelemme vain niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Meillä on menettelytavat, joiden avulla tallennamme ja anonymisoimme henkilötietoja varmistaaksemme jatkuvasti, että henkilötietosi ovat aina oikeita ja olennaisia. Voit lukea alta lisää siitä, miten käsittely tapahtuu ja mitä tietoja käsitellään.

2. Tärkeät käsitteet

2.1 Tässä on selityksiä muutamille tärkeille käsitteille, jotka voivat auttaa ymmärtämään tietosuojaselostettamme:
a. "Henkilötieto" tarkoittaa mitä tahansa tietoa, joka liittyy luonnolliseen henkilöön, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa tämän tiedon avulla; esimerkiksi nimi, ääni, henkilötunnus, sijaintitieto, verkkotunniste kuten IP-osoite tai yksi tai useampi tekijä, joka liittyy luonnollisen henkilön identiteettiin.
b. "Käsittely" tarkoittaa toimenpidettä tai toimenpiteiden yhdistelmää, joka kohdistuu henkilötietoihin; esimerkiksi kerääminen, rekisteröinti, organisointi, jäsentely, tallennus, käsittely tai muokkaus, tuottaminen, lukeminen, käyttö, luovutus siirron kautta, levittäminen tai saataville asettaminen muulla tavoin, sovittaminen tai yhdistäminen, rajoittaminen, poistaminen tai tuhoaminen.
c. "Rekisterinpitäjä" on taho, joka yksin tai yhdessä toisen tahon kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot ja vastaa siitä, että käsittely tapahtuu sovellettavien tietosuojasäännösten mukaisesti.
d. "Tietosuojasäännökset" GDPR tarkoittaa yleistä tietosuoja-asetusta (EU:n asetus 2016/679), joka tuli voimaan 25.5.2018 kaikissa jäsenvaltioissa, mutta myös niissä maissa, jotka käsittelevät EU/ETA-alueen luonnollisen henkilön henkilötietoja. GDPR:n tarkoitus on suojata luonnollisten henkilöiden henkilötietoja. Lisäksi Suomessa on säädetty täydentävää lainsäädäntöä (Tietosuojalaki 1050/2018). Kun tässä tietosuojaselosteessa mainitaan "tietosuojasäännökset", viitataan molempiin edellä mainittuihin säädöksiin.

3. Kuka vastaa käsittelystä ja taataanko tietojen turvallinen käsittely?

3.1 Axactor Finland Oy, Y-tunnus 1606758-4, on rekisterinpitäjä henkilötietojesi käsittelyssä tietyissä tapauksissa, viestinnässä ja suhteessa niihin, jotka ovat seuraavia rekisteröityjä:
a. Mahdollisen, nykyisen tai entisen asiakkaan, liikekumppanin tai toimittajan edustaja; b. Viranomaisen edustaja; c. Työnhakija; tai d. Muu, esim. verkkosivustomme kävijä, velallisen edustaja tai työntekijämme läheinen.
Tässä tekstissä Axactor Finland Oy:stä käytetään nimitystä "me" ja edellä kuvatuista rekisteröidyistä nimitystä "sinä".
3.2 Meidän on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, jotta voimme taata ja osoittaa, että käsittely tapahtuu tietosuojasäännösten mukaisesti. Olemme toteuttaneet monia asianmukaisia toimenpiteitä varmistaaksemme, ettei luvattomat tahot pääse käsiksi henkilötietoihisi.

4. Mistä keräämme henkilötietosi

4.1 Jos edustat mahdollista, nykyistä tai entistä asiakasta, liikekumppania tai toimittajaa
Saamme henkilötietosi ensisijaisesti suoraan sinulta tai yritykseltä/organisaatiolta, jota edustat. Joko olet yhteydessä meihin yrityksesi/organisaatiosi puolesta, tai työnantajasi on nimennyt sinut edustajaksi. Saamme henkilötietojasi myös Axactor-konserniin kuuluvilta yrityksiltä. Jos uskomme, että edustat mahdollista asiakasta, voimme saada henkilötietojasi myös internetistä, julkisista rekistereistä tai sosiaalisesta mediasta. Jos olet vuorovaikutuksessa kanssamme verkkosivustomme kautta, henkilötietoja voidaan saada sieltä.
4.2 Jos edustat viranomaista
Saamme henkilötietosi ensisijaisesti, koska olet itse yhteydessä meihin työtehtäviesi yhteydessä. Voimme saada henkilötietojasi myös viranomaisen verkkosivuilta tai jos vastaat tapaukseen, jota käsittelemme edustamasi viranomaisen kanssa. Voimme saada henkilötietojasi myös muilta, jotka ovat olleet yhteydessä sinuun tapauksessa, joka koskee kyseistä henkilöä ja johon olemme osallisena.
4.3 Jos olet työnhakija
Saamme henkilötietosi ensisijaisesti, koska haet työpaikkaa meiltä jonkun työntekijämme, yleisen sähköpostiosoitteemme tai rekrytointiyrityksen kautta. Huomaa, että emme aina ole henkilötietojesi rekisterinpitäjä, jos saamme tietosi rekrytointiyrityksen kautta – tällöin rekrytointiyritys on rekisterinpitäjä. Voimme saada henkilötietojasi myös palveluntarjoajiltamme, jotka tarjoavat henkilö- tai osaamistestipalveluja, tai antamaltasi suosittelijalta. Voimme saada henkilötietojasi myös sosiaalisesta mediasta, kuten LinkedIn, Facebook, Google+ tai Instagram, jos uskomme, että voisit olla kiinnostunut avoinna olevasta tehtävästä.
4.4 Jos olet muu, kuten verkkosivustomme kävijä tai työntekijämme läheinen, käytämme ns. evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka lähetetään selaimeesi ja tallennetaan tietokoneellesi, tablettiisi tai puhelimeesi, kun vierailet verkkosivustolla. Sitä käytetään muistamaan tietoja vierailustasi ja seuraamaan käyttäytymistäsi sivustolla. Voit lukea lisää evästeiden käytöstä evästekäytännöstämme. Jos olet työntekijämme läheinen, olemme saaneet henkilötietosi kyseiseltä henkilöltä tai, jos olet esimerkiksi velallisen edustaja tai sinulla on muu suhde meihin, käsittelemme tietojasi, koska olet itse toimittanut ne meille.
4.5 Kun soitat asiakaspalvelijallemme, saatat kuulla automaattisen vastaajan, joka ilmoittaa, että haluamme nauhoittaa puhelun asiakaspalvelijoidemme ammattitaidon ja viestintätaitojen kehittämiseksi ja laadunvarmistamiseksi. Jos et anna suostumusta, lopettamalla puhelun et tule nauhoitetuksi. Jos annat suostumuksen, puhelu nauhoitetaan ja litteroidaan tekoälyn avulla. Jos muutat mielesi, voit pyytää asiakaspalvelijaa lopettamaan ja poistamaan nauhoituksen ennen puhelun päättymistä. Jos puhelu on jo päättynyt, voit ottaa yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse, chatissa tai Minun Axactorin kautta ja pyytää nauhoituksen poistamista.

5. Mitä henkilötietoja käsittelemme, miksi ja millä oikeusperusteella

5.1 Jos edustat mahdollista asiakasta, liikekumppania tai toimittajaa
5.1.1 Tarkoitus ja päämäärä
a. Uuden asiakas-, kumppani- tai toimittajasuhteen luominen. Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme ottaa yhteyttä ja viestiä kanssasi Axactorin mahdollisen asiakkaan, liikekumppanin tai toimittajan edustajana, esimerkiksi keskustellessamme mahdollisesta yhteistyöstä tai vastatessamme kysymyksiisi. Voimme myös lähettää sinulle uutisia, tietoa ja muuta markkinointia markkinoidaksemme Axactoria yrityksellesi tai organisaatiollesi, jos uskomme, että voisit olla kiinnostunut tutustumaan siihen.
5.1.2 Henkilötiedot
a. Uuden asiakas-, kumppani- tai toimittajasuhteen luominen. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys tai organisaatio, johon kuulut, titteli ja tiedot, jotka annat meille viestinnässä. Voimme myös käsitellä henkilötunnusta/koordinaatiotunnusta tai vastaavaa tunnistetta, joka voi löytyä esimerkiksi passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta, jotta voimme täyttää velvoitteemme esimerkiksi rahanpesulainsäädännön osalta. Voimme myös käsitellä henkilötietoja, kuten valokuvaa, jos olet vieraillut tiloissamme – tämä on turvallisuussyistä työntekijöillemme. Voimme myös tallentaa äänesi, jos soitat meille.
5.1.3 Oikeusperuste
a. Uuden asiakas-, kumppani- tai toimittajasuhteen luominen. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle on Axactorin oikeutettu etu ottaa yhteyttä, viestiä ja markkinoida itseään mahdollisen asiakas-, liikekumppani- tai toimittajasuhteen edustajalle, jonka uskomme olevan kiinnostunut asiakas-, liikekumppani- tai toimittajasuhteen aloittamisesta, ja jos vierailet tiloissamme, henkilötietoja kuten valokuvaa käsitellään turvallisuussyistä (etujen tasapainottaminen). Käsittely voi myös olla tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, esimerkiksi rahanpesulainsäädännön osalta. Voimme myös pyytää suostumustasi markkinointiin pidemmäksi ajaksi kuin muuten olisi mahdollista. Katso lisää kohdasta "Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?"
b. Puhelutallenteiden käsittelyn oikeusperuste on GDPR:n artikla 6(1)(f), jossa, erityisen arvioinnin jälkeen, oikeutettu etumme käsitellä äänitallennetta ja transkriptiota asiakaspalvelijoidemme ammattitaidon ja viestintätaitojen kehittämiseksi ja laadunvarmistamiseksi on painavampi kuin yksityisyyden suojaasi koskeva etu.
5.2 Jos edustat nykyistä tai entistä asiakasta, liikekumppania tai toimittajaa
5.2.1 Tarkoitus ja päämäärä
a. Asiakas-, liikekumppani- tai toimittajasuhteen neuvottelu, aloittaminen ja hallinta. Käsittelemme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen neuvotella, aloittaa ja hallita asiakas-, liikekumppani- tai toimittajasuhdetta yrityksen tai organisaation kanssa, jota edustat, mukaan lukien viestintä kanssasi tai yrityksesi/organisaatiosi kanssa.
b. Markkinoinnin lähettäminen. Lähetämme sinulle uutisia, tietoa ja muuta markkinointia, kun uskomme, että olet tai voisit olla kiinnostunut niistä.
c. Valitusten tai oikeudellisten vaatimusten käsittely. Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme käsitellä mahdollisia valituksia tai oikeudellisia vaatimuksia, joissa yrityksesi tai organisaatiosi on osallisena.
d. Entisen asiakas-, liikekumppani- tai toimittajasuhteen uudelleen käynnistäminen. Jos edustat yritystä tai organisaatiota, joka on aiemmin ollut Axactorin asiakas, liikekumppani tai toimittaja, voimme olla yhteydessä sinuun entisen suhteen uudelleen käynnistämiseksi.
5.2.2 Henkilötiedot
a. Asiakas-, liikekumppani- tai toimittajasuhteen neuvottelu, aloittaminen ja hallinta. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys tai organisaatio, johon kuulut, titteli ja viestinnässä esiin tulevat tiedot. Yhteistyön hallintaan ja kirjanpitolain noudattamiseen käsittelemme myös henkilötietoja, jotka näkyvät laskussa, jos olet mainittu laskun viitteenä. Voimme myös käsitellä henkilötunnusta/koordinaatiotunnusta tai vastaavaa tunnistetta, joka voi löytyä esimerkiksi passista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta, jotta voimme täyttää velvoitteemme esimerkiksi rahanpesulainsäädännön osalta. Voimme myös käsitellä henkilötietoja, kuten valokuvaa, jos olet vieraillut tiloissamme – tämä on turvallisuussyistä työntekijöillemme.
b. Markkinoinnin lähettäminen. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys tai organisaatio, johon kuulut, ja titteli.
c. Valitusten tai oikeudellisten vaatimusten käsittely. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys tai organisaatio, johon kuulut, titteli ja tiedot yrityksesi tai organisaatiosi valituksesta tai oikeudellisesta vaatimuksesta.
d. Entisen asiakas-, liikekumppani- tai toimittajasuhteen uudelleen käynnistäminen. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys tai organisaatio, johon kuulut, ja titteli.
5.2.3 Oikeusperuste
a. Asiakas-, liikekumppani- tai toimittajasuhteen neuvottelu, aloittaminen ja hallinta. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle on Axactorin oikeutettu etu hallita asiakassuhdetta ja sopimusta yrityksesi/organisaatiosi kanssa ja viestiä kanssasi asiakkaan, liikekumppanin tai toimittajan edustajana, ja jos vierailet tiloissamme, henkilötietoja kuten valokuvaa käsitellään turvallisuussyistä (etujen tasapainottaminen). Laskussa olevien henkilötietojen käsittely perustuu Axactorin lakisääteiseen velvoitteeseen säilyttää tietoja esimerkiksi kirjanpitolain tai rahanpesulainsäädännön mukaisesti.
b. Markkinoinnin lähettäminen. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle on Axactorin oikeutettu etu markkinoida itseään yrityksen tai organisaation edustajalle, jonka uskomme olevan kiinnostunut uutisista, tiedoista ja muusta markkinoinnista (etujen tasapainottaminen). Voimme myös pyytää suostumustasi markkinointiin pidemmäksi ajaksi kuin muuten olisi mahdollista. Katso lisää kohdasta "Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?"
c. Valitusten tai oikeudellisten vaatimusten käsittely. Oikeusperuste on Axactorin oikeutettu etu laatia, esittää tai puolustaa mahdollista valitusta tai oikeudellista vaatimusta, jossa olet osallisena nykyisen tai entisen asiakkaan, liikekumppanin tai toimittajan edustajana (etujen tasapainottaminen).
e. Entisen asiakas-, liikekumppani- tai toimittajasuhteen uudelleen käynnistäminen. Oikeusperuste on Axactorin oikeutettu etu pyrkiä markkinoimaan itseään entisille asiakkaille, liikekumppaneille tai toimittajille (etujen tasapainottaminen).
d. Puhelutallenteiden käsittelyn oikeusperuste on GDPR:n artikla 6(1)(f), jossa, erityisen arvioinnin jälkeen, oikeutettu etumme käsitellä äänitallennetta ja transkriptiota asiakaspalvelijoidemme ammattitaidon ja viestintätaitojen kehittämiseksi ja laadunvarmistamiseksi on painavampi kuin yksityisyyden suojaasi koskeva etu.
5.3 Jos edustat viranomaista
5.3.1 Tarkoitus ja päämäärä
a. Viestinnän hallinta edustamasi viranomaisen kanssa. Käsittelemme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen hallita viestintää viranomaisen kanssa – joko koska olet itse ollut yhteydessä meihin, Axactor on ollut yhteydessä edustamaasi viranomaiseen tai joku muu on ollut yhteydessä sinuun Axactoria koskevassa asiassa.
5.3.2 Henkilötiedot
a. Viestinnän hallinta edustamasi viranomaisen kanssa. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys tai organisaatio, johon kuulut, titteli ja viestinnässä esiin tulevat tiedot kanssasi tai edustamasi viranomaisen kanssa. Jos vierailet tiloissamme, voimme myös käsitellä henkilötietoja, kuten valokuvaa – tämä on turvallisuussyistä työntekijöillemme.
5.3.3 Oikeusperuste
a. Viestinnän hallinta edustamasi viranomaisen kanssa. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle on Axactorin oikeutettu etu hallita viestintää edustamasi viranomaisen kanssa ja tarvittaessa laatia, esittää tai puolustaa mahdollista oikeudellista vaatimusta. Jos vierailet tiloissamme, henkilötietoja kuten valokuvaa käsitellään samalla oikeusperusteella (etujen tasapainottaminen). Henkilötietojesi käsittely voi myös perustua Axactorin lakisääteiseen velvoitteeseen säilyttää tietoja esimerkiksi perintälain ja tietosuojavaltuutetun ohjeiden mukaisesti.
b. Puhelutallenteiden käsittelyn oikeusperuste on GDPR:n artikla 6(1)(f), jossa, erityisen arvioinnin jälkeen, oikeutettu etumme käsitellä äänitallennetta ja transkriptiota asiakaspalvelijoidemme ammattitaidon ja viestintätaitojen kehittämiseksi ja laadunvarmistamiseksi on painavampi kuin yksityisyyden suojaasi koskeva etu.
5.4 Jos olet työnhakija
5.4.1 Tarkoitus ja päämäärä
a. Työsuhteen tai konsulttisopimuksen arviointi, neuvottelu ja solmiminen. Käsittelemme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen arvioida, neuvotella ja solmia työsuhde tai konsulttisopimus kanssasi, koska olet itse hakenut Axactorille tai uskomme, että voisit olla kiinnostunut tarjoamastamme tehtävästä tai toimeksiannosta.
b. Valitusten, vastalauseiden tai oikeudellisten vaatimusten käsittely. Voimme käsitellä henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen, jos olet tehnyt oikeudellisen vaatimuksen meitä vastaan tai olet muuten ollut yhteydessä valituksen tai vastalauseen vuoksi.
c. Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen rikollisen toiminnan torjumiseksi. Joskus meidän on käsiteltävä ja jaettava tietojasi tarkastusten yhteydessä tai rikollisen toiminnan, kuten petosten, rahanpesun ja muun rikollisen toiminnan torjumiseksi, valvomiseksi tai todistamiseksi.
5.4.2 Henkilötiedot
a. Työsuhteen tai konsulttisopimuksen arviointi, neuvottelu ja solmiminen. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut viestinnässä esiin tulevat henkilötiedot, kuten sukupuoli, valokuvat, ammatillinen tausta (koulutus ja aiemmat työnantajat) sekä palkka- ja etuusvaatimukset.
b. Valitusten, vastalauseiden tai oikeudellisten vaatimusten käsittely. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut viestinnässä esiin tulevat henkilötiedot.
c. Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen rikollisen toiminnan torjumiseksi. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut viestinnässä esiin tulevat henkilötiedot, jotka ovat tarpeen tarkoituksen toteuttamiseksi.
5.4.3 Oikeusperuste
a. Työsuhteen tai konsulttisopimuksen arviointi, neuvottelu ja solmiminen. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle on Axactorin oikeutettu etu toteuttaa tarkoitus (etujen tasapainottaminen).
b. Valitusten, vastalauseiden tai oikeudellisten vaatimusten käsittely. Oikeusperuste on Axactorin oikeutettu etu käsitellä valituksia tai vastalauseita tai laatia, esittää tai puolustaa mahdollista oikeudellista vaatimusta (etujen tasapainottaminen).
c. Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen rikollisen toiminnan torjumiseksi. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle on lakisääteinen velvoite käsitellä tietoja esimerkiksi petosten tai muun rikollisen toiminnan torjumiseksi.
d. Puhelutallenteiden käsittelyn oikeusperuste on GDPR:n artikla 6(1)(f), jossa, erityisen arvioinnin jälkeen, oikeutettu etumme käsitellä äänitallennetta ja transkriptiota asiakaspalvelijoidemme ammattitaidon ja viestintätaitojen kehittämiseksi ja laadunvarmistamiseksi on painavampi kuin yksityisyyden suojaasi koskeva etu.
5.5 Jos olet muu, kuten verkkosivustomme kävijä tai työntekijämme läheinen
5.5.1 Tarkoitus ja päämäärä
a. Viestintä kanssasi. Käsittelemme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen viestiä kanssasi, esimerkiksi jos olet suosittelija työnhakijalle, työntekijämme läheinen, rekisteröidyn velallisen edustaja tai sinulla on muu suhde meihin, joka edellyttää viestintää.
b. Verkkosivustomme ja palvelumme kehittäminen ja parantaminen. Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme kehittää ja parantaa verkkosivustoamme ja palveluamme. Tämä tapahtuu ns. evästeiden avulla, joista voit lukea lisää evästekäytännöstämme.
5.5.2 Henkilötiedot
a. Viestintä kanssasi. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys tai organisaatio, johon kuulut, titteli ja viestinnässä esiin tulevat tiedot kanssasi tai yrityksesi/organisaatiosi kanssa. Voimme myös käsitellä muita henkilötietoja, jotka itse annat meille viestinnässä.
b. Verkkosivustomme ja palvelumme kehittäminen ja parantaminen. Käsittelemme esimerkiksi sijaintitietoja, kuten IP-osoite tai GPS-tiedot, verkkotunnisteita, kuten IP-osoite evästeen sijainnin kautta, ja käyttäytymistäsi verkkosivustolla. Katso tarkempia tietoja käsiteltävistä henkilötiedoista evästekäytännöstämme.
5.5.3 Oikeusperuste
a. Viestintä kanssasi. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle on Axactorin oikeutettu etu toteuttaa tarkoitus (etujen tasapainottaminen).
b. Verkkosivustomme ja palvelumme kehittäminen ja parantaminen. Axactor käsittelee henkilötietojasi tähän tarkoitukseen vain, jos olet antanut suostumuksesi käsittelyyn.
c. Puhelutallenteiden käsittelyn oikeusperuste on GDPR:n artikla 6(1)(f), jossa, erityisen arvioinnin jälkeen, oikeutettu etumme käsitellä äänitallennetta ja transkriptiota asiakaspalvelijoidemme ammattitaidon ja viestintätaitojen parantamiseksi 
5.6 Oikeuksien tasapainottaminen
Kuten edellä on todettu, käsittelemme joitakin henkilötietojasi oikeutettuun etuun perustuen. Oikeuksien tasapainottaminen tarkoittaa, että olemme arvioineet, että oikeutettu etumme suorittaa käsittelytoimenpiteitä on painavampi kuin sinun etusi olla käsittelemättä henkilötietojasi. Mitä oikeutettu etu tarkoittaa, on kuvattu edellä. Jos haluat lisätietoja siitä, miten olemme tehneet tämän arvioinnin, voit ottaa meihin yhteyttä. Yhteystiedot löytyvät kohdasta "Ota yhteyttä".

6. Erityiset henkilötietoryhmät

6.1 Erityiset henkilötiedot tarkoittavat tietoja, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset vakaumukset, ammattiliiton jäsenyyden, geneettisten tietojen käsittelyn, biometriset tiedot luonnollisen henkilön yksiselitteiseen tunnistamiseen tai tietoja terveydestä, seksuaalisesta elämästä tai seksuaalisesta suuntautumisesta.
6.2 Ellei toisin ole sovittu kanssasi tai käsittely ole tarpeen oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, emme käsittele erityisiä henkilötietoja sinusta.
6.3 Jos haet työpaikkaa Axactorilla, voimme tietyissä tilanteissa käsitellä erityisiä henkilötietoja, kuten tietoja etnisestä taustasta tai sukupuolesta, varmistaaksemme monimuotoisen hakijajoukon ja henkilöstön.
6.4 Jos osallistut Axactorin tapahtumaan, voimme pyytää sinua ilmoittamaan allergioista tai vastaavista hyvinvointiisi vaikuttavista asioista tapahtuman aikana.

7. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

7.1 Käsittelemme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen yllä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämä ei kuitenkaan koske tilanteita, joissa laki edellyttää pidempää säilytystä kuin tarkoitus vaatii.
7.2 Muut henkilötiedot, jotka eivät ole tarpeen yllä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi, mutta jotka olet vapaaehtoisesti antanut meille ja joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, käsitellään niin kauan kuin tiedot ovat tarpeen tarkoitukseensa, mutta ei koskaan pidempään kuin suostumuksesi on voimassa.
7.3 Anonymisoitujen tietojen käsittely, eli tietojen, joita ei voida suoraan tai epäsuorasti yhdistää luonnolliseen henkilöön, ei kuulu tämän tietosuojaselosteen rajoitusten piiriin.
7.4 Kaikki nauhoitukset ja transkriptiot poistetaan automaattisesti sadan (100) päivän kuluttua puhelun päättymisestä, ja tänä aikana ne ovat vain välttämättömien työntekijöiden saatavilla tarkoituksen toteuttamiseksi.

8. Kenelle henkilötietojasi voidaan luovuttaa?

8.1 Käsittelemämme henkilötiedot käsitellään ensisijaisesti Axactorilla ja samaan konserniin kuuluvissa yrityksissä, mutta niitä voidaan luovuttaa myös ulkopuolisille vastaanottajille. Näillä vastaanottajilla on pääsy henkilötietoihisi vain tehtävänsä suorittamiseksi ja sitoumuksiensa täyttämiseksi meille. Vastaanottajilla ei ole oikeutta käyttää henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin. Jos käytämme henkilötietojen käsittelijää, varmistamme, että olemme tehneet tietosuojasopimuksen, jotta voimme taata henkilötietojesi asianmukaisen ja turvallisen käsittelyn. Henkilötietojasi jaetaan muun muassa seuraaville vastaanottajille:
a. Jaamme henkilötietojasi palveluntarjoajillemme, kuten asiamiehille, lakimiehille, konsulteille, jotka auttavat liiketoimintaprosesseissamme, sekä muille toimittajille esimerkiksi painatus- ja postipalveluissa. Jos olet työnhakija, nämä palveluntarjoajat voivat olla myös rekrytointiyrityksiä tai osaamis- ja persoonallisuustestipalvelujen tarjoajia.
b. Jaamme henkilötietojasi IT-palveluntarjoajillemme tehokkaan IT-rakenteen ja tietovarastopalvelujen hallinnan vuoksi.
c. Viranomaisille, jotta voimme täyttää esimerkiksi lakisääteiset velvoitteemme, kuten rahanpesun torjunnan tai muun rikollisen toiminnan ehkäisyn.
8.2 Jos haluat lisätietoja siitä, miten ja miksi henkilötietojasi jaetaan näille vastaanottajille, voit ottaa meihin yhteyttä kohdassa "Ota yhteyttä" annettujen yhteystietojen kautta.

9. Missä henkilötietojasi säilytetään?

9.1 Koska olemme osa Axactor-konsernia, voimme siirtää henkilötietojasi toiseen maahan. Henkilötietojasi säilytetään ensisijaisesti IT-infrastruktuurissa toimitiloissamme tai jonkin käsittelijämme tarjoamana. Jos henkilötietojasi siirretään toiseen maahan, varmistamme asianmukaiset suojatoimet tietosuojasäännösten noudattamiseksi.
9.2 Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU/ETA-alueella. Jos meidän on käsiteltävä oikeudellisia vaatimuksia EU/ETA-alueen ulkopuolisessa maassa, tiedot voidaan kuitenkin siirtää kyseiseen maahan. Käytämme myös kolmannen osapuolen palveluntarjoajia EU/ETA-alueen ulkopuolella, jotka voivat päästä tietoihin, mukaan lukien Yhdysvallat. Emme koskaan siirrä henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman, että takaamme tietojesi turvallisuuden ja suojan. Varmistamme, että kaikki vastaanottajat ovat allekirjoittaneet EU:n vakiolausekkeet siirron perustelemiseksi ja takaamme, että kyseinen maa tarjoaa riittävän suojan tietosuojasäännösten mukaisesti. Voimme myös siirtää henkilötietojasi, jos laki sitä vaatii.

10. Oletko profiloinnin tai automaattisten päätösten kohteena?

10.1 Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jolla arvioidaan tiettyjä luonnollisen henkilön ominaisuuksia, erityisesti analysoidaan tai ennustetaan esimerkiksi henkilön taloudellista tilannetta, henkilökohtaisia mieltymyksiä, kiinnostuksen kohteita ja sijaintia.
10.2 Jos olet tässä tietosuojaselosteessa määritelty rekisteröity, et ole profiloinnin tai automaattisten päätösten kohteena tietosuojasäännösten tarkoittamalla tavalla.

11. Oikeutesi

11.1 Sinulla on tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen; nämä on kuvattu tarkemmin alla. Voit käyttää oikeuksiasi tai esittää kysymyksiä oikeuksistasi ottamalla meihin yhteyttä kohdassa "Ota yhteyttä" annettujen yhteystietojen kautta.
a. Pääsy tietoihin. Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten käsittelemme niitä ja saada kopio henkilötiedoistasi. Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miksi käsittelemme henkilötietojasi ja miten olemme suorittaneet mahdollisen oikeuksien tasapainottamisen, mitä henkilötietoryhmiä käsittelemme, kenelle jaamme henkilötietojasi, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi ja säilytysajan arviointikriteerit, mitä oikeuksia sinulla on, keneltä saamme henkilötietosi (jos emme ole saaneet niitä sinulta) ja sisältyykö käsittelyyn automaattista päätöksentekoa eli profilointia, sekä onko henkilötietojasi siirretty ETA-alueen ulkopuolelle ja miten takaamme tietojesi turvallisuuden. Lisäkopioista perimme hallinnollisen maksun vastaamaan lähetyskustannuksia.
b. Oikaisu. Sinulla on oikeus oikaista sinua koskevat virheelliset henkilötiedot ja pyytää täydentämään puutteellisia tietoja.
c. Poisto ("oikeus tulla unohdetuksi"). Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi, jos henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty tai käsitelty, tai jos peruutat suostumuksesi, eikä käsittelylle ole muuta oikeusperustetta.
d. Käsittelyn rajoittaminen. Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi, jos kiistät tietojen oikeellisuuden tai jos käsittely on laitonta ja vastustat tietojen poistamista, mutta pyydät rajoittamaan niiden käyttöä.
e. Tietojen siirrettävyys. Sinulla on oikeus pyytää, että siirrämme osan henkilötiedoistasi toiselle yritykselle tai organisaatiollesi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirrettävyys). Oikeus koskee henkilötietoja, jotka olet antanut meille ja joiden käsittely perustuu suostumukseesi ja on automatisoitua. Sinulla on myös oikeus siirtää tiedot suoraan meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
f. Vastustaminen. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, erityisesti markkinointitarkoituksiin. Lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta käsittelystä löytyy edeltä. Tietyissä tapauksissa sinulla ei kuitenkaan ole oikeutta vastustaa käsittelyä oikeutettuun etuun perustuen (esim. jos meidän on säilytettävä henkilötietojasi). Tämä koskee tilanteita, joissa voimme esittää sitovia, oikeutettuja syitä, jotka ovat painavampia kuin sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos käsittely tapahtuu oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
g. Suostumuksen peruuttaminen. Sinulla on oikeus peruuttaa kokonaan tai osittain antamasi suostumus henkilötietojesi käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen tulee voimaan heti, kun peruutus on tehty.
h. Valituksen tekeminen. Sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä; katso lisää kohdasta "Oikeus tehdä valitus".

12. Oikeus tehdä valitus

12.1 Axactor Finland Oy, Y-tunnus 1606758-4, suhtautuu yksityisyyteen vakavasti. Siksi huolehdimme siitä, että henkilötietojasi käsitellään aina oikein ja turvallisesti. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä.
12.2 Jos uskot, että henkilötietojen käsittelymme on virheellistä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, joka on valvova viranomainen Suomessa. Lisätietoja saat osoitteesta https://tietosuoja.fi/

13. Ota yhteyttä

13.1 Jos haluat käyttää yllä kuvattuja oikeuksiasi tai sinulla on muita kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä Axactor Finland Oy:hyn, Y-tunnus 1606758-4, seuraavasti:
a. Postitse: Axactor Finland Oy, Porkkalankatu 20 A, 00180 Helsinki b. Puhelimitse: Asiakaspalvelu puh. +358 14 362 3300 c. Sähköpostitse: toimisto@axactor.fi ja tietosuojavastaava justus.nieminen@axactor.com
13.2 Huomaa, että sähköposti voi olla alttiina luvattomalle salakuuntelulle, luvattomille lisäyksille ja muutoksille, tietokoneviruksille tai muille manipulointitavoille. Ennen kuin lähetät meille luottamuksellista tietoa sähköpostitse, harkitse huolellisesti siihen liittyviä riskejä.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

14.1 Kehitämme palveluitamme jatkuvasti. Saatamme siksi joutua päivittämään tietosuojaselostetta ajoittain. Kaikki muutokset tietosuojaselosteeseen julkaistaan verkkosivustollamme www.axactor.com/fi
Tämä tietosuojaseloste on hyväksytty Axactorilla 21.11.2025.