Datenschutzerklärung

I. Allgemeine Informationen

1. Unser Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, daher finden Sie im Folgenden unsere Datenschutzerklärung. Wir zeigen Ihnen hier auf, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wenn Sie unsere Internetseite aufrufen, Sie unsere Kontaktformulare nutzen oder eines unserer Serviceangebote im Schuldner- oder Kundenportal sowie die Direkt- Zahlungsmethode nutzen.

Wir informieren über die Art, den Umfang, den Zweck, sowie Speicherfristen bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem erfahren Sie, wer der Verantwortliche ist und weisen auf Ihre Rechte hin.

Als Unternehmen unterliegen wir den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu), des Telemediengesetzes (TMG) sowie des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTGSG). Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz beachtet werden und die Einhaltung der Datensicherheit gewährleistet ist.

Mit den von uns beauftragten Dienstleistern haben wir Verträge über die Auftragsverarbeitung geschlossen, auch sie sind zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Eine Überprüfung unserer Dienstleister findet regelmäßig statt.

Unsere Datenschutzerklärung wird regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität geprüft und ggf. angepasst.

2. Links auf unsere Serviceangebote oder andere Webseiten

Die Seiten Schuldner-/Kundenportal "AXACTORweb", "YourAXACTOR", sowie die Möglichkeit online eine Zahlung über unser Angebot auf my.axactor.de zu leisten sind weitere Webservices der Axactor Germany GmbH. Sie finden weitere Datenschutzinformationen hier und auch nochmals in den Datenschutzerklärungen der Seiten selbst.

enn wir Links mit anderem Verantwortlichen oder außerhalb unserer Organisation bereitstellen, gilt diese Datenschutzerklärung nicht für die Datenverarbeitung anderer Verantwortlicher. Daten (z.B. Ihre IP-Adresse, der Zeitpunkt, zu dem Sie den Link nutzen, von welcher Seite aus Sie den Link nutzen, Angaben zu Ihrem Internetbrowser) werden erst mit Klicken auf einen Link zum Linkziel übertragen, dies ist technisch notwendig. Wir empfehlen daher, die Datenschutzhinweise auf den anderen, von Ihnen besuchten Webseiten ebenfalls zu lesen. Wenn Sie eine Datenübertragung nicht wünschen, sollten Sie den Link nicht anklicken.

Weitere Informationen zu unseren Social Media Auftritten finden Sie unter Punkt X, am Ender der Datenschutzerklärung.

II. Verantwortliche

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen für www.axactor.com/de

Der Verantwortliche für www.axactor.com/de und www.axactor.de im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Axactor Germany GmbH
Am Paradeplatz 20
69126 Heidelberg

Tel.: 06221/987-60
E-Mail: info@axactor.de
Website: www.axactor.de

2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Christine Bertram
Axactor Germany GmbH
Am Paradeplatz 20
69126 Heidelberg
Deutschland

Tel.: 06221/987-60
E-Mail: datenschutz@axactor.de

III. Ihre Rechte

1. Allgemeines

Die Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte uns gegenüber ist kostenfrei. Wir weisen jedoch darauf hin, dass wir uns vorbehalten im Falle von exzessiven Anträgen einen angemessenen Auslagenersatz zu verlangen. Wenn Sie von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen, haben wir einen Monat Zeit, um Ihnen zu antworten. Selbstverständlich sind wir bestrebt, Anfragen schnellstmöglich zu beantworten.

Zum Schutz Ihrer Daten werden Anfragen zu Ihren Betroffenenrechten regelmäßig per Post beantwortet.

2. Auskunftsrecht

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen gem. Art. 15 DSGVO das Recht Auskunft darüber zu erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und im Falle, dass dies zutrifft, auch ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Wir sind rechtlich verpflichtet Ihnen Auskunft zu erteilen und die gewünschten Informationen zur Verfügung zu stellen.

Die mit Auskunftsersuchen mitgeteilten Daten werden entsprechend genutzt, um unseren Datenbestand auf diese spezifischen Daten zu durchsuchen. Es findet also eine Verarbeitung Ihrer Daten zur Erfüllung von Auskunftsrechten statt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 c DSGVO. Eine Verarbeitung findet somit aus einer rechtlichen Verpflichtung heraus statt.

Bitte beachten Sie, dass wir Auskunftsersuchen sowie unsere Beantwortung zum Nachweis der Erteilung der Auskunft und zum Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung bis zum Eintritt der Verfolgungsverjährung (in der Regel 3 Jahre zum Ende eines Kalenderjahres) speichern. Sofern es sich um eine Auskunft handelt, die bestätigt, dass wir bis zu Ihrer Anfrage keine Daten über Sie gespeichert hatten, werden die überlassenen Daten nach Auskunftserteilung ausschließlich in einem vom Forderungsmanagement getrennten Bereich gespeichert.

3. Berichtigungsrecht

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

4. Recht auf Löschung

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen gemäß Art. 17 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten. Wir werden jeweils den Einzelfall prüfen, ob Ihrem Recht auf Löschung andere, übergeordnete Rechte, entgegenstehen.

5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen gem. Art. 18 DSGVO das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir werden jeweils den Einzelfall prüfen, ob Ihrem Recht auf Einschränkung der Verarbeitung andere, übergeordnete Rechte, entgegenstehen.

6. Recht auf Widerspruch der Verarbeitung

Sie haben gem. Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir werden jeweils den Einzelfall prüfen, ob Ihrem Recht auf Widerspruch der Verarbeitung andere, übergeordnete Rechte, entgegenstehen.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Anschrift der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, Telefon: 0711/615541-0, poststelle@lfdi.bwl.de.

IV. Aufruf dieser Webseite

1. Welche Daten werden verarbeitet

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsername und Version
• Namen und Version des Betriebssystems

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

a. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Betrugsprävention, zur Beweissicherung bei Cyberangriffen oder Betrugsversuchen, zur Optimierung, zur Überprüfung der Sicherheitsstandards, zur Fehlerbeseitigung auf der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In den vorgenannten Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich Ihrerseits keine Widerspruchsmöglichkeit.

b. Datenweitergabe

Eine Weitergabe Ihrer Daten im Zusammenhang mit dem Aufruf dieser Webseite erfolgt an unseren IT-Dienstleister, an konzernverbundene Unternehmen, darüber hinaus werden Daten unter den unter a. aufgeführten Zwecken an Ermittlungsbehörden oder Aufsichtsbehörden weitergeleitet, sofern dies im Rahmen der angegebenen Zwecke notwendig ist.

c. Drittlandweitergabe und Profiling

Die Weitergabe Ihrer Daten an ein Drittland ist nicht vorgesehen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Artikel 22 DSGVO findet durch uns nicht statt.

d. Löschfristen

Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke der Erhebung benötigt werden. Dies ist aus den vorgenannten Zwecken spätestens nach 12 Monaten der Fall.

2. Verwendung von Cookies auf dieser Webseite

Die Webseite www.axactor.com und alle ihre Unterseiten verwenden Cookies. Weitere Informationen zu Cookies (Zwecke, Speicherfristen, Name und Anbieter) finden Sie hier.

V. Datenverarbeitung für Forderungsschuldner

Unsere Datenschutzhinweise gem. Art. 13 und 14 DS-GVO finden Sie in diesem Informationsblatt für Forderungsschuldner: Datenschutzinformationen für Forderungsschuldner.

VI. Schuldner-/Kundenportal ("AXACTORweb", "YourAXACTOR") mit Kontaktformularen und Chatfunktion

1. Allgemeines

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular erreichen möchten, so werden Sie an unser Portal "YourAXACTOR" weitergeleitet. Die Kontaktformulare können von Ihnen für die elektronische Kontaktaufnahme im Rahmen des Forderungseinzugs genutzt werden. Wir haben für häufig vorkommende Anliegen unterschiedliche Formulare vorbereitet. Je nach Anliegen erfragen wir dabei personenbezogene Daten, um Ihr Anliegen zuordnen und bearbeiten zu können. Eine Kontaktaufnahme über ein Kontaktformular ist nur im Zusammenhang mit einer Forderungsangelegenheit möglich.

2. Welche Daten werden bei der Nutzung von Kontaktformularen oder des Chats verarbeitet

Folgende Informationen werden dabei in der Eingabemaske abgefragt und sind zur Bearbeitung Ihres Anliegens zwingend erforderlich:

Zur Bearbeitung zwingend erforderliche Informationen

• Aktenzeichnen
• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Straße
• Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort
• Land
• Anliegen

Wir haben neben einem allgemeinen Kontaktformular für Sie die Möglichkeit geschaffen, über ein Formular um Rückruf zu bitten, Ihre Bankdaten mitzuteilen, eine Adressänderung mitzuteilen, eine Ratenzahlung anzufragen oder eine Datenberichtigung zu erbitten. Hierfür sind zum Beispiel folgende Eingaben nötig:

• Telefonnummer privat
• Telefonnummer mobil
• Telefonnummer dienstlich
• E-Mail-Adresse
• Datum der ersten Zahlung
• Ratenhöhe
• IBAN
• Zugangskennwort
• Kontoinhaber (falls abweichend)
• BIC
• neue Anschriftendaten

Die in den jeweiligen Kontaktformularen mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben, welche wir zur Identifikation und Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen. Für alle weiteren Felder ohne Kennzeichnung steht es Ihnen frei, Daten bereitzustellen.

Sofern Sie die Möglichkeit des Logins und Einsichtnahme in Ihre Akte haben, steht Ihnen auch unsere Chatfunktion zur Verfügung. Da wir die Login-Daten ausschließlich der betroffenen Person zur Verfügung stellen, entfällt nach dem Login die erneute Prüfung der Identität.

Ihr Anliegen können Sie dann im Chat mitteilen und die Beantwortung erfolgt, sofern möglich, direkt. Das Chatprotokoll mit Zeitdaten und Inhalt wird, analog zu unserem Umgang mit Kontaktformularen zur betreffenden Forderungsakte gespeichert.

Die Kommunikation über ein Kontaktformular oder den Chat erfolgt regelmäßig im Zusammenhang mit von uns bearbeiteten Forderungen. Die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die weitere Verarbeitung finden Sie unter Punkt V "Datenverarbeitung für Forderungsschuldner".

3. Nutzung der Portalfunktion für Kunden oder Schuldner mit Login

Neben der Kontaktaufnahme über unsere Kontaktformulare auf unserem Portal https://www.axactor.com/de/unsere-login-portale haben Sie außerdem die Möglichkeit unkompliziert die Daten zu Ihrer Forderung einzusehen. Sie erhalten hier eine Akteneinsicht.

Dieser Bereich ist Passwortgeschützt. Das Passwort teilen wir Ihnen in unseren Schreiben mit. Nach der ersten Anmeldung empfehlen wir, Ihr Passwort entsprechend zu ändern.

Sofern wir Ihnen kein Passwort mit unseren Schreiben zur Verfügung stellen, steht Ihnen die Möglichkeit zur Einsicht leider nicht zur Verfügung.

Informationen darüber, ob Sie die online Akteneinsicht aktiv nutzen, können ggf. an unsere Auftraggeber sowie konzernverbundene Unternehmen weitergegeben werden.

Nach Abschluss der Forderungsakte haben Sie für 90 Tage weiter Zugriff auf die Informationen, danach wird die Einsicht über das Portal gesperrt. Sofern Sie eine frühere Sperre wünschen, können Sie hierzu jederzeit Kontakt mit uns aufnehmen.

VII. Zahlungsmöglichkeit auf my.axactor.de

1. Allgemeines

Über www.my.axactor.de stellen wir Ihnen eine online-Zahlungsmethode zur Verfügung.Sofern Sie von uns einen QR-Code oder einen Link per E-Mail erhalten haben, steht Ihnen diese Möglichkeit der Zahlung zur Verfügung.

Über den Zahlungsauslösedienstleister Quist GmbH (im Folgenden Dienstleister) können Sie eine Forderung schnell und unkompliziert online zahlen.

Die Nutzung ist freiwillig, eine Beauftragung der Zahlungsauslösung erfolgt durch Sie direkt, bitte beachten Sie daher auch die Datenschutzerklärung des Dienstleisters.

2. Welche Daten werden verarbeitet

Sofern Sie die Zahlung über den Dienstleister wünschen, übermitteln Sie zur Auslösung der Zahlung folgende Daten an unseren Dienstleister:

• Aktenzeichen
• Zahlbetrag (dieser kann bei Bedarf angepasst werden)
• Bankverbindung des Empfängers
• Verwendungszweck
• Referenzcode
• Einwilligung zur Datenübermittlung

Nach Auslösung der Zahlung über den Dienstleister erhalten wir von dort Informationen ob, wann und in welcher Höhe eine Zahlung über den Link oder den QR-Code ausgelöst wurde. Daten darüber, von welchem Konto Sie überwiesen haben oder Informationen über Ihre Bank erhalten wir vom Dienstleister nicht.

Sie können sich eine Bestätigung über die erfolgte Zahlung zuschicken lassen. Hierfür müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben. Die angegebene E-Mail-Adresse wird von uns nicht zu Ihren Forderungsdaten gespeichert und ausschließlich einmalig für den Versand einer Bestätigung genutzt.

a. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Um die Zahlung über den Dienstleister auslösen zu können sind die zu übermittelnden zuvor benannten Daten notwendig. Ohne diese Daten ist eine Zahlung mit Hilfe des QR-Codes, Links oder Referenzcodes nicht möglich. Eine Übermittlung der Daten an den Dienstleister erfolgt ausschließlich, wenn Sie hierzu eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilen.

Die die vom Dienstleister erhaltenen Daten zu Ihrer Zahlung speichern wir sodann zum Zweck des Forderungsmanagements und der Nachvollziehbarkeit der Zahlung.

Die für die Zahlung zur Verfügung gestellten Link, QR-Code und Referenzcode verlieren nach einmaliger Nutzung Ihre Gültigkeit. Abgelaufene und ungenutzte Links oder QR-Codes werden pseudonymisiert gespeichert und nicht neu vergeben, um Verwechslungen vorzubeugen.

b. Datenweitergabe

Ihre Daten werden an IT-Dienstleister, Auftraggeber sowie den Zahlungsauslösedienstleister weitergeleitet.

c. Drittlandweitergabe und Profiling

Die Übermittlung an ein Drittland, ist nicht vorgesehen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet durch uns nicht statt.

d. Löschfristen

Die pseudonymisierten Referenzcodes werden unabhängig von der Forderungsakte gespeichert und können zur Vermeidung von Verwechslungen nicht gelöscht werden. Nach Ablauf der Speicherfristen für die Forderungsangelegenheit, erfolgt die Löschung zum Personenbezug spätestens 10 Jahre nach Abschluss der Forderung. Die E-Mail-Adresse für die Bestätigungsmail wird nach Wegfall des Zweckes gelöscht.

VIII. Sie haben sich bei uns beworben

1. Allgemeines

Sie können sich bei uns per E-Mail oder direkt auf dieser Seite über unser Bewerbungssystem ReachMee, auf eine offene Stelle bewerben. In einigen Fällen erhalten wir Daten über unsere Dienstleister (z.B. Personalvermittler).

Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung für Bewerber: Informationen für Bewerber.

IX. Kunden, Dienstleister, Interessenten, bevollmächtige Dritte, Dritte im Rahmen des Forderungseinzuges

1. Allgemeines

Im Rahmen unserer Kundenbeziehungen und Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern verarbeiten wir auch die Daten unserer Ansprechpartner. Im Zusammenhang mit dem Forderungseinzug verarbeiten wir ebenfalls Daten von bevollmächtigten Dritten, Gerichtsvollziehern u.a.

Bitte beachten Sie hierzu unsere Datenschutzerklärung für Dritte: Informationen für Dritte.

X. Social Media Plug-ins und unsere Inhalte auf Social Media Plattformen

1. Allgemeines

Die Axactor Germany GmbH nutzt auf Ihren Webangeboten keinen Mechanismus, mit dem automatisch Informationen und Daten an die Anbieter von Social Media-Diensten beim Aufrufen dieser Webseite weitergegeben werden (Plug-ins).

Die Weiterleitung auf unsere Social Media Inhalte z.B. bei Xing und LinkedIn, erfolgen ausschließlich per Link. Somit werden Daten (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt, URL) oder Cookies, welche auf Ihrem Gerät bereits vorhanden sind, erst beim Nutzen des Links an den Anbieter (z.B. Xing oder LinkedIn) übermittelt.

Wir weisen darauf hin, dass wir auf die Datenverarbeitungen durch die Anbieter von Social Media Plattformen nur begrenzt Einfluss haben. Die Plattformbetreiber betreiben die gesamte IT-Infrastruktur und haben entsprechend eigene Datenschutzbestimmungen und unterhalten ggf. ein eigenes Nutzungsverhältnis zu Ihnen (wenn Sie einen eigenen Account bei diesem Dienst eingerichtet haben) und ist allein für alle Fragen zu den Daten Ihres dortigen Profils verantwortlich. Einen Zugriff auf die Daten zu Ihrem Nutzerprofil haben wir nicht.

Informationen zum Datenschutz der Social Media Plattformen finden Sie hier:

• https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung
• https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

2. Welche Daten werden gespeichert

Informationen und Daten, die Sie im Rahmen der Nutzung unserer Social Media Auftritte eingeben (z.B. Like, Kommentare, Bilder, öffentliche Nachrichten etc.).

Darüber hinaus können Sie ggf. über die jeweilige Plattform Daten an uns zur Verfügung stellen, über die Sie Unternehmensinformation in Form von Direktmarketing erhalten.

a. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck der Datenverarbeitung durch uns auf unseren Social Media Präsenzen ist die Information von Kunden oder Interesseierten über Angebote, Dienstleistungen und Neuigkeiten aus unserem Unternehmen sowie zur Beantwortung von Fragen, Lob oder Kritik, also zur Kommunikation über die Social Media Plattform, sofern dies eine Funktion der Plattform ist. Die Verarbeitung erfolgt sodann in unserem berechtigten Interesse der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation.

Sofern Sie uns über die Social Media Plattform Daten (z.B. E-Mail-Adresse) für Direktwerbung übermitteln, nutzen wir die entsprechende Einwilligung zum Direktmarketing bis zum Widerruf.

b. Datenweitergabe

Die von Ihnen hinterlassenen Kommentare, Bilder, Videos, Likes oder Nachrichten werden durch die Social Media Plattform veröffentlicht und von uns nicht zu anderen, als den oben genannten Zwecken verarbeitet.

c. Drittlandweitergabe

Die Übermittlung an ein Drittland, ist durch uns nicht vorgesehen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet durch uns nicht statt.

d. Speicherfristen

Wir behalten uns ausdrücklich vor, von Ihnen eingegebene Kommentare, Videos, Bilder, Nachrichten etc. zu löschen, sollte dies erforderlich sein. Als erforderlich sehen wir die Löschung bei rechtsverletzenden bzw. rechtswidrigen Posts, Hasskommentaren, anzüglichen Kommentaren oder Anhängen, Kommentare und insbesondere Bilder die gegen Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte oder Strafgesetze verstoßen.

Grundsätzlich bleiben eingegebene Daten (Kommentar, Fotos usw.) in der Timeline gespeichert.

Stand 12.03.2024