Datenschutzerklärung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, daher finden Sie im Folgenden unsere Datenschutzerklärung. Wir zeigen Ihnen hier auf, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wenn Sie unsere Internetseite aufrufen, Sie unsere Kontaktformulare nutzen oder eines unserer Serviceangebote im Schuldner- oder Kundenportal sowie die Direkt- Zahlungsmethode nutzen.

Wir informieren über die Art, den Umfang, den Zweck, sowie Speicherfristen bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem erfahren Sie, wer der Verantwortliche ist und weisen auf Ihre Rechte hin.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste sicherzustellen sowie die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die Datensicherheit dauerhaft zu gewährleisten

Mit den von uns beauftragten Dienstleistern haben wir Verträge über die Auftragsverarbeitung geschlossen, auch sie sind zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet. Eine Überprüfung unserer Dienstleister findet regelmäßig statt.

Unsere Datenschutzerklärung wird regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität geprüft und ggf. angepasst.

Die Seiten Schuldner-/Kundenportal "AXACTORweb", "YourAXACTOR", sind weitere Webservices der Axactor Germany GmbH. Sie finden weitere Datenschutzinformationen hier.

Wenn wir Links mit anderem Verantwortlichen oder außerhalb unserer Organisation bereitstellen, gilt diese Datenschutzerklärung nicht für die Datenverarbeitung anderer Verantwortlicher. Daten (z.B. Ihre IP-Adresse, der Zeitpunkt, zu dem Sie den Link nutzen, von welcher Seite aus Sie den Link nutzen, Angaben zu Ihrem Internetbrowser) werden erst mit Klicken auf einen Link zum Linkziel übertragen, dies ist technisch notwendig. Wir empfehlen daher, die Datenschutzhinweise auf den anderen, von Ihnen besuchten Webseiten ebenfalls zu lesen. Wenn Sie eine Datenübertragung nicht wünschen, sollten Sie den Link nicht anklicken.

Weitere Informationen zu unseren Social Media Auftritten finden Sie unter Punkt X, am Ender der Datenschutzerklärung.

Informationen zum Umgang mit KI-gestützen Anwendungen finden Sie unter Punkt IX.

www.axactor.com/de

Der Verantwortliche für www.axactor.com/de und www.axactor.de im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die: 

Axactor Germany GmbH
Am Paradeplatz 20
69126 Heidelberg

Tel.: 06221/987-60
E-Mail: info@axactor.de
Website: www.axactor.de

Christine Bertram
Axactor Germany GmbH
Am Paradeplatz 20
69126 Heidelberg
Deutschland

Tel.: 06221/987-60 
E-Mail: datenschutz@axactor.de

Die Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte uns gegenüber ist kostenfrei. Wir weisen jedoch darauf hin, dass wir uns vorbehalten im Falle von exzessiven Anträgen einen angemessenen Auslagenersatz zu verlangen. Wenn Sie von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen, haben wir einen Monat Zeit, um Ihnen zu antworten. Selbstverständlich sind wir bestrebt, Anfragen schnellstmöglich zu beantworten.

Zum Schutz Ihrer Daten werden Anfragen zu Ihren Betroffenenrechten regelmäßig per Post beantwortet.

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen gem. Art. 15 DSGVO das Recht Auskunft darüber zu erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und im Falle, dass dies zutrifft, auch ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Wir sind rechtlich verpflichtet Ihnen Auskunft zu erteilen und die gewünschten Informationen zur Verfügung zu stellen.

Die mit Auskunftsersuchen mitgeteilten Daten werden entsprechend genutzt, um unseren Datenbestand auf diese spezifischen Daten zu durchsuchen. Es findet also eine Verarbeitung Ihrer Daten zur Erfüllung von Auskunftsrechten statt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 c DSGVO. Eine Verarbeitung findet somit aus einer rechtlichen Verpflichtung heraus statt

Bitte beachten Sie, dass wir Auskunftsersuchen sowie unsere Beantwortung zum Nachweis der Erteilung der Auskunft und zum Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung bis zum Eintritt der Verfolgungsverjährung (in der Regel 3 Jahre zum Ende eines Kalenderjahres) speichern. Sofern es sich um eine Auskunft handelt, die bestätigt, dass wir bis zu Ihrer Anfrage keine Daten über Sie gespeichert hatten, werden die überlassenen Daten nach Auskunftserteilung ausschließlich in einem vom Forderungsmanagement getrennten Bereich gespeichert.

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. 

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen gemäß Art. 17 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten. Wir werden jeweils den Einzelfall prüfen, ob Ihrem Recht auf Löschung andere, übergeordnete Rechte, entgegenstehen.

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen gem. Art. 18 DSGVO das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir werden jeweils den Einzelfall prüfen, ob Ihrem Recht auf Einschränkung der Verarbeitung andere, übergeordnete Rechte, entgegenstehen. 

Sie haben gem. Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. 

Wir werden jeweils den Einzelfall prüfen, ob Ihrem Recht auf Widerspruch der Verarbeitung andere, übergeordnete Rechte, entgegenstehen. 

Sie haben das Recht, eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Anschrift der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde lautet: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, Telefon: 0711/615541-0, poststelle@lfdi.bwl.de. 

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

1. Die IP-Adresse des Nutzers
2. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
3. Browsername und Version
4. Namen und Version des Betriebssystems

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

a. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Betrugsprävention, zur Beweissicherung bei Cyberangriffen oder Betrugsversuchen, zur Optimierung, zur Überprüfung der Sicherheitsstandards, zur Fehlerbeseitigung auf der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In den vorgenannten Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung. 

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich Ihrerseits keine Widerspruchsmöglichkeit. 

b. Datenweitergabe 

Eine Weitergabe Ihrer Daten im Zusammenhang mit dem Aufruf dieser Webseite erfolgt an unseren IT-Dienstleister, an konzernverbundene Unternehmen, darüber hinaus werden Daten unter den unter a. aufgeführten Zwecken an Ermittlungsbehörden oder Aufsichtsbehörden weitergeleitet, sofern dies im Rahmen der angegebenen Zwecke notwendig ist.

c. Drittlandweitergabe und Profiling

Die Weitergabe Ihrer Daten an ein Drittland ist nicht vorgesehen. 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Artikel 22 DSGVO findet durch uns nicht statt.

d. Löschfristen 

Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke der Erhebung benötigt werden. Dies ist aus den vorgenannten Zwecken spätestens nach 12 Monaten der Fall. 

Die Webseite www.axactor.com und alle ihre Unterseiten verwenden Cookies. Weitere Informationen zu Cookies (Zwecke, Speicherfristen, Name und Anbieter) finden Sie hier. 

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular erreichen möchten, so werden Sie an unser Portal "YourAXACTOR" weitergeleitet. Die Kontaktformulare können von Ihnen für die elektronische Kontaktaufnahme im Rahmen des Forderungseinzugs genutzt werden. Wir haben für häufig vorkommende Anliegen unterschiedliche Formulare vorbereitet. Je nach Anliegen erfragen wir dabei personenbezogene Daten, um Ihr Anliegen zuordnen und bearbeiten zu können. Eine Kontaktaufnahme über ein Kontaktformular ist nur im Zusammenhang mit einer Forderungsangelegenheit möglich.  

Wir bieten Ihnen außerdem die Möglichkeit, mit uns über den Messenger-Dienst WhatsApp in Kontakt zu treten. Die Nutzung erfolgt ausschließlich als eingehender Kommunikationskanal, sofern Sie uns selbst über WhatsApp kontaktieren. 

Für die Abwicklung der Kommunikation nutzen wir den Dienstleister Webio

Im Rahmen des Forderungsmanagements treten wir mit unseren Schuldnern und sonstigen betroffenen Personen auch telefonisch in Kontakt oder werden von diesen kontaktiert. Die telefonische Kommunikation erfolgt zur Klärung offener Forderungsangelegenheiten, zur Abstimmung von Zahlungsmodalitäten sowie zur Bearbeitung sonstiger Anliegen im Zusammenhang mit bestehenden Forderungen.

Folgende Informationen werden dabei in der Eingabemaske abgefragt und sind zur Bearbeitung Ihres Anliegens zwingend erforderlich: 

Zur Bearbeitung zwingend erforderliche Informationen 

• Aktenzeichnen
• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Straße
• Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort
• Land
• Anliegen

Wir haben neben einem allgemeinen Kontaktformular für Sie die Möglichkeit geschaffen, über ein Formular um Rückruf zu bitten, Ihre Bankdaten mitzuteilen, eine Adressänderung mitzuteilen, eine Ratenzahlung anzufragen oder eine Datenberichtigung zu erbitten. Hierfür sind zum Beispiel folgende Eingaben nötig:

• Telefonnummer privat
• Telefonnummer mobil
• Telefonnummer dienstlich
• E-Mail-Adresse
• Datum der ersten Zahlung
• Ratenhöhe
• IBAN
• Zugangskennwort
• Kontoinhaber (falls abweichend)
• BIC
• neue Anschriftendaten

Die in den jeweiligen Kontaktformularen mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben, welche wir zur Identifikation und Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen. Für alle weiteren Felder ohne Kennzeichnung steht es Ihnen frei, Daten bereitzustellen. 

Sofern Sie die Möglichkeit des Logins und Einsichtnahme in Ihre Akte haben, steht Ihnen auch unsere Chatfunktion zur Verfügung. Da wir die Login-Daten ausschließlich der betroffenen Person zur Verfügung stellen, entfällt nach dem Login die erneute Prüfung der Identität.

Ihr Anliegen können Sie dann im Chat mitteilen und die Beantwortung erfolgt, sofern möglich, direkt. Das Chatprotokoll mit Zeitdaten und Inhalt wird, analog zu unserem Umgang mit Kontaktformularen zur betreffenden Forderungsakte gespeichert.

Die Kommunikation über ein Kontaktformular oder den Chat über unser Portal erfolgt regelmäßig im Zusammenhang mit von uns bearbeiteten Forderungen. Die Zwecke und Rechtsgrundlagen für die weitere Verarbeitung finden Sie unter Punkt V „Datenverarbeitung für Forderungsschuldner“

Telefonate führen wir ein- und ausgehend im Rahmen unserer vertraglichen Verpflichtung gegenüber unserem Auftraggeber sowie zur Wahrung unseres berechtigten Interesses. Vor der Bearbeitung Ihres Anliegens wird die Identität des Anrufers über uns bekannte Parameter überprüft (z.B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Voranschrift) 

Wir setzen im Rahmen der telefonischen Kontaktaufnahme auch KI-Unterstützungssysteme ein. Dies dient der effizienten, strukturierten Bearbeitung der Forderung im Rahmen von Telefonaten, zur Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Gesprächsführung und Sicherstellung einer einheitlichen und qualitativ hochwertigen telefonischen Kommunikation.

Neben der Kontaktaufnahme über unsere Kontaktformulare auf unserem Portal https://www.axactor.com/de/unsere-login-portale haben Sie außerdem die Möglichkeit unkompliziert die Daten zu Ihrer Forderung einzusehen. Sie erhalten hier eine Akteneinsicht. 

Dieser Bereich ist Passwortgeschützt. Das Passwort teilen wir Ihnen in unseren Schreiben mit. Nach der ersten Anmeldung empfehlen wir, Ihr Passwort entsprechend zu ändern.

Sofern wir Ihnen kein Passwort mit unseren Schreiben zur Verfügung stellen, steht Ihnen die Möglichkeit zur Einsicht leider nicht zur Verfügung.

Informationen darüber, ob Sie die online Akteneinsicht aktiv nutzen, können ggf. an unsere Auftraggeber sowie konzernverbundene Unternehmen weitergegeben werden.

Nach Abschluss der Forderungsakte haben Sie für 90 Tage weiter Zugriff auf die Informationen, danach wird die Einsicht über das Portal gesperrt. Sofern Sie eine frühere Sperre wünschen, können Sie hierzu jederzeit Kontakt mit uns aufnehmen.

Damit sich unsere Mitarbeiter sofort zielgerichtet um Ihr Anliegen kümmern können, beginnt die Kommunikation zunächst mit einem Chatbot, der die erforderlichen Informationen zur Identifizierung abfragt. Diese werden dann von unseren Mitarbeitern geprüft, bevor Sie Informationen zum Einzelfall erhalten.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer über WhatsApp eingehenden Anfragen.

Die Kommunikation über WhatsApp erfolgt ausschließlich auf Ihre Initiative hin. Sofern Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Telefonnummer, Profilname, Nachrichteninhalte, ggf. Anhänge sowie Kommunikations-/Metadaten) ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage, der damit verbundenen Administration bzw. für den Fall von Anschlussfragen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung der Kontaktanfrage. 

Zur Bereitstellung und Durchführung der WhatsApp-Kommunikation setzen wir den Dienstleister Webio ein. Im Rahmen der Kommunikation können personenbezogene Daten an Webio übermittelt werden. 

Die Datenschutzerklärung des Dienstleisters ist unter folgendem Link abrufbar: 

https://www.webio.com/privacy-policy 

Chatverläufe werden als Bestandteil der Kommunikation zur jeweiligen Akte übernommen und unterliegen den für die jeweilige Forderung geltenden Speicher- und Aufbewahrungsfristen.

Im Zusammenhang mit der Kommunikation über WhatsApp erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Wenn Sie eine Vereinbarung über die Rückführung Ihrer Verbindlichkeiten treffen möchten, wird dies immer abschließend und ausschließlich auf dem Postweg oder sofern möglich, per E-Mail erfolgen.

Wir weisen darauf hin, dass WhatsApp ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, ist, die Teil der Meta Platforms Unternehmensgruppe ist.

Es ist jedoch unklar, welche Daten WhatsApp selbst bei Nutzung des Dienstes tatsächlich erhebt z.B. auch IP-Adresse, Kontakte, Name, Telefonnummer. Es besteht die Möglichkeit, dass diese Daten bei Nutzung von WhatsApp auch an einen Server von Meta übertragen und dort gespeichert werden. Hierbei kann es auch zu einer Übermittlung an die Server von Meta in den USA, sowie weitere Unternehmen bzw. Drittländern kommen. Für eine Datenübermittlung in die USA sichert der Angemessenheitsbeschluss EU-U.S. Data Privacy Framework ein angemessenes Schutzniveau für zertifizierte Unternehmen für personenbezogene Daten zu. Meta ist DPF-zertifiziert. Meta hält es sich jedoch auch offen, Daten mit weiteren externen Unternehmen und Partnern zu teilen, die im Zweifel kein gleichwertiges Schutzniveau aufweisen. Insofern ist auch unklar, wann WhatsApp bzw. Meta die dort gespeicherten Daten zur Löschung bringt.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch WhatsApp und die Meta Platforms Unternehmensgruppe finden Sie unter:

• https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy
• https://de-de.facebook.com/privacy/policy/

Zur Unterstützung unserer Mitarbeiter während telefonischer Gespräche setzen wir teilweise auch KI-gestützte Systeme ein. Diese tragen nicht nur zur Steigerung der Effizienz bei, sondern auch zur kontinuierlichen Verbesserung und langfristigen Sicherung der Qualität.

Diese Systeme analysieren Gesprächsinhalte in Echtzeit und stellen dem Mitarbeiter unterstützende Hinweise (Checklisten) bereit und schlagen im Anschluss an das Gespräch, gemäß definierter Vorgaben, ein Gesprächsergebnis sowie ggf. eine kurze Zusammenfassung des Gespräches zur weiteren Bearbeitung vor.

Die Nutzung erfolgt ausschließlich zur unterstützenden Verarbeitung in Echtzeit und es findet zu keinem Zeitpunkt eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Entscheidungen und Einschätzungen des Gespräches finden final immer durch unsere Mitarbeiter statt. Vorschläge, die das System unterbreitet sind nicht bindend.

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Echtzeitanalyse verarbeitet werden, werden nach Abschluss der Analyse nicht dauerhaft gespeichert. Die verwendeten Checklisten dienen ausschließlich der Unterstützung des Mitarbeiters und enthalten selbst keine personenbezogenen Daten. Sie zeigen lediglich an, ob der Mitarbeiter Ihnen gegenüber alle erforderlichen Pflichtangaben gemacht hat. Eine vom Mitarbeiter überprüfte und ergänzte Zusammenfassung der Gespräche wird in die jeweilige Forderungsakte durch den Mitarbeiter übernommen. Es findet keine dauerhafte Speicherung von Audioaufzeichnungen oder Transkripten statt, sofern keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Speicherung besteht. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich während des Gespräches und im Rahmen der Nachbearbeitung.

Im Rahmen der automatisierten Analyse von Gesprächsinhalten können Aussagen über den Gesprächsverlauf, sowie Vorschläge zur weiteren Bearbeitung erzeugt werden. Dies kann ein Profiling im Sinne des Art. 4 Nr. 4 DSGVO darstellen. Dieses Profiling erfolgt jedoch ausschließlich unterstützend und hat keine unmittelbaren rechtlichen oder vergleichbar erheblichen Auswirkungen auf betroffene Personen. 

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten, qualitätsgesicherten und einheitlichen Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie der Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Gesprächsdokumentation und Einhaltung der Vorgaben.

Soweit die Verarbeitung auf berechtigtem Interesse beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die KI-gestützte Gesprächsführung (Verarbeitung) einzulegen. Wir prüfen Ihren Widerspruch unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und werden die Verarbeitung gegebenenfalls einschränken oder einstellen. 

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ist nicht geplant, kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, insbesondere bei Einsatz externer Anbieter mit Sitz außerhalb der EU/des EWR. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, offene Forderungen über eine Online‑Bezahlseite („Paypage“) unseres externen Dienstleisters eCollect AG zu begleichen. Die Nutzung dieser Bezahlmöglichkeit ist freiwillig. Sie können jederzeit auch per normaler Überweisung bezahlen.

Sofern Sie von uns einen QR-Code oder einen Link per E-Mail erhalten haben, steht Ihnen diese Möglichkeit der Zahlung zur Verfügung.

Damit wir Ihnen einen persönlichen Zahlungslink bereitstellen und Zahlungen zuordnen können, übermitteln wir nur die Daten, die dafür unbedingt notwendig sind. Dazu gehören: 

• Aktenzeichen und Unterakte
• Name des Gläubigers
• Höhe der offenen Forderung
• Ihre Kundennummer bzw. Schuldnerkennung
• ggf. IBAN und BIC (Empfängerkonto des Gläubigers)
• der Verwendungszweck zur korrekten Zuordnung
• Informationen zu eingehenden Zahlungen
• Informationen zu Ratenzahlungsanfragen

Für den Zahlungslink und die Abwicklung werden folgende Dateien automatisiert zwischen uns und eCollect ausgetauscht:

• Datei zum Anfordern des Zahlungslinks
• Datei mit dem erstellten Zahlungslink
• Datei mit Informationen über eingegangene Zahlungen
• Datei zu Ratenzahlungsanfragen

Diese Informationen dienen ausschließlich der technischen Umsetzung der Bezahlmöglichkeit und werden nicht für andere Zwecke genutzt.

Nach Auslösung der Zahlung über den Dienstleister erhalten wir von dort Informationen ob, wann und in welcher Höhe eine Zahlung über den Link oder den QR-Code ausgelöst wurde. 

a. Zwecke und Rechtsgrundlagen 

Um Ihnen eine Zahlung über z.B. PayPal anbieten zu können, benötigen wir die zuvor genannten Daten. Ohne diese Daten kann der individuelle Zahlungslink, QR‑Code oder Referenzcode nicht erstellt und die Zahlung nicht ausgelöst werden. Der Dienstleister erhält keine weiteren Informationen zu Ihrer Person und auch nicht über Ihr Konto.

Die von eCollect an uns übermittelten Informationen zu Ihrer Zahlung nutzen wir anschließend, um den Zahlungseingang Ihrem Vorgang zuzuordnen und unsere Forderungsbearbeitung nachvollziehbar zu dokumentieren.

Der für die Zahlung bereitgestellte Link, der QR‑Code oder der Referenzcode verliert nach einmaliger Nutzung seine Gültigkeit. Abgelaufene oder nicht genutzte Links und QR‑Codes werden pseudonymisiert gespeichert und nicht erneut vergeben, um Verwechslungen auszuschließen.

b. Datenweitergabe 

Ihre Daten werden an eCollect AG, IT-Dienstleister und Druckdienstleister weitergeleitet. 

c. Drittlandweitergabe und Profiling  

Die Übermittlung an ein Drittland, ist nicht vorgesehen.  

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet durch uns nicht statt. 

d. Löschfristen 

Die pseudonymisierten Referenzcodes werden unabhängig von der Forderungsakte gespeichert und können zur Vermeidung von Verwechslungen nicht gelöscht werden. Nach Ablauf der Speicherfristen für die Forderungsangelegenheit, erfolgt die Löschung zum Personenbezug spätestens 10 Jahre nach Abschluss der Forderung.

Sie können sich bei uns per E-Mail oder direkt auf dieser Seite über unser Bewerbungssystem ReachMee, auf eine offene Stelle bewerben. In einigen Fällen erhalten wir Daten über unsere Dienstleister (z.B. Personalvermittler). 

Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung für Bewerber: Informationen für Bewerber 

Im Rahmen unserer Kundenbeziehungen und Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern verarbeiten wir auch die Daten unserer Ansprechpartner. Im Zusammenhang mit dem Forderungseinzug verarbeiten wir ebenfalls Daten von bevollmächtigten Dritten, Gerichtsvollziehern u.a. 

Bitte beachten Sie hierzu unsere Datenschutzerklärung für Dritte: Informationen für Dritte 

Die Axactor Germany GmbH nutzt auf Ihren Webangeboten keinen Mechanismus, mit dem automatisch Informationen und Daten an die Anbieter von Social Media-Diensten beim Aufrufen dieser Webseite weitergegeben werden (Plug-ins).

Die Weiterleitung auf unsere Social Media Inhalte z.B. bei Xing und LinkedIn, erfolgen ausschließlich per Link. Somit werden Daten (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt, URL) oder Cookies, welche auf Ihrem Gerät bereits vorhanden sind, erst beim Nutzen des Links an den Anbieter (z.B. Xing oder LinkedIn) übermittelt.

Wir weisen darauf hin, dass wir auf die Datenverarbeitungen durch die Anbieter von Social Media Plattformen nur begrenzt Einfluss haben. Die Plattformbetreiber betreiben die gesamte IT-Infrastruktur und haben entsprechend eigene Datenschutzbestimmungen und unterhalten ggf. ein eigenes Nutzungsverhältnis zu Ihnen (wenn Sie einen eigenen Account bei diesem Dienst eingerichtet haben) und ist allein für alle Fragen zu den Daten Ihres dortigen Profils verantwortlich. Einen Zugriff auf die Daten zu Ihrem Nutzerprofil haben wir nicht.

Informationen zum Datenschutz der Social Media Plattformen finden Sie hier: 

• https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung
• https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy?#choices

Informationen und Daten, die Sie im Rahmen der Nutzung unserer Social Media Auftritte eingeben (z.B. Like, Kommentare, Bilder, öffentliche Nachrichten etc.). 

Darüber hinaus können Sie ggf. über die jeweilige Plattform Daten an uns zur Verfügung stellen, über die Sie Unternehmensinformation in Form von Direktmarketing erhalten.

a. Zwecke und Rechtsgrundlagen 

Zweck der Datenverarbeitung durch uns auf unseren Social Media Präsenzen ist die Information von Kunden oder Interesseierten über Angebote, Dienstleistungen und Neuigkeiten aus unserem Unternehmen sowie zur Beantwortung von Fragen, Lob oder Kritik, also zur Kommunikation über die Social Media Plattform, sofern dies eine Funktion der Plattform ist. Die Verarbeitung erfolgt sodann in unserem berechtigten Interesse der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation. 

Sofern Sie uns über die Social Media Plattform Daten (z.B. E-Mail-Adresse) für Direktwerbung übermitteln, nutzen wir die entsprechende Einwilligung zum Direktmarketing bis zum Widerruf. 

b. Datenweitergabe

Die von Ihnen hinterlassenen Kommentare, Bilder, Videos, Likes oder Nachrichten werden durch die Social Media Plattform veröffentlicht und von uns nicht zu anderen, als den oben genannten Zwecken verarbeitet.

c. Drittlandweitergabe 

Die Übermittlung an ein Drittland, ist durch uns nicht vorgesehen.  

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet durch uns nicht statt. 

d. Speicherfristen 

Wir behalten uns ausdrücklich vor, von Ihnen eingegebene Kommentare, Videos, Bilder, Nachrichten etc. zu löschen, sollte dies erforderlich sein. Als erforderlich sehen wir die Löschung bei rechtsverletzenden bzw. rechtswidrigen Posts, Hasskommentaren, anzüglichen Kommentaren oder Anhängen, Kommentare und insbesondere Bilder die gegen Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte oder Strafgesetze verstoßen. 

Grundsätzlich bleiben eingegebene Daten (Kommentar, Fotos usw.) in der Timeline gespeichert.  

Wir setzen in begrenztem Umfang Anwendungen auf Basis Künstlicher Intelligenz (KI) zur Unterstützung interner Geschäftsprozesse, sowie für den Betroffenen erkennbar, in Form von KI-gestützten Chatbots ein. Der Einsatz erfolgt ausschließlich im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist. Die Nutzung erfolgt unter Beachtung unserer internen Vorgaben zum Einsatz von KI-Systemen. 

a. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage 

Die Verarbeitung erfolgt zur Unterstützung und Optimierung interner Geschäftsprozesse, insbesondere zur Erstellung von Entwürfen, Zusammenfassungen, Recherchen, Übersetzungen, sowie zur Verbesserung organisatorischer Abläufe. 

Eine Nutzung von KI zur Erstellung einzelfallbezogener Kommunikation, insbesondere in der Schuldnerkommunikation, erfolgt nicht. 

Sofern KI-gestützte Chatbots zum Einsatz kommen, werden diese entsprechend gekennzeichnet, sodass für die Nutzer jederzeit erkennbar ist, dass die Kommunikation ganz oder teilweise KI-gestützt erfolgt. 

Soweit personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz von KI verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage. Soweit die Verarbeitung der Optimierung interner Geschäftsprozesse dient, erfolgt sie regelmäßig auf Grundlage des berechtigten Interesses. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Gestaltung und Optimierung unserer Arbeitsabläufe. 

b. Datenweitergabe

Sofern externe Anbieter von KI-Anwendungen eingesetzt werden und diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden diese ausschließlich als Auftragsverarbeiter tätig, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. 

c. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ist nicht geplant, kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, insbesondere bei Einsatz externer Anbieter mit Sitz außerhalb der EU/des EWR. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben. 

d. Dauer der Speicherung

Die Speicherung erfolgt nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

e. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Zu keinem Zeitpunkt erfolgt im Zusammenhang mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO.